Ihre Richtlinien und Verfahren entstehen in den Assistenten und werden unter Dokumentation → Richtlinien und Verfahren verwaltet. Die ersten drei Kapitel erklären, wie Sie in den Assistenten speichern und was die Zustände eines Dokuments bedeuten. Danach geht es um die Verwaltung: Auf der Seite finden Sie alle erzeugten Dokumente zentral wieder, filtern und sortieren die Liste, öffnen ein Dokument, prüfen seinen Inhalt und steuern über Genehmigen, Zur Aktualisierung markieren und Als veraltet markieren seinen Lebenszyklus. Über die Versionsanzeige vergleichen Sie zudem frühere Fassungen.
Wo Richtlinien entstehen und wann sie gespeichert sind
Jede Richtlinie und jedes Verfahren entsteht in einem Assistenten. Dort schreiben Sie den Text, dort entscheiden Sie, wann er fertig ist. Erst mit dem Abschliessen legt Cenedril eine Dokumentfassung an, und erst diese Fassung erscheint unter Dokumentation.
Zwischen Ihrem Text und der Dokumentfassung liegen zwei Ablagen:
- Der Entwurf hält Ihren Zwischenstand. Er ist gespeichert, aber niemand ausser Ihnen arbeitet damit, und er erzeugt keine Dokumentfassung.
- Der veröffentlichte Stand ist das, woraus die Dokumentfassung entsteht. Was hier steht, geht in den Freigabelauf.
Speichern in einem Assistentenschritt
Die meisten Richtlinien entstehen, während Sie einen Assistenten durchlaufen. Auf einer solchen Seite steht genau ein Dokument, und der Editor hat keine eigenen Schaltflächen. Gespeichert wird unten auf der Seite, zusammen mit allen anderen Angaben des Schritts: Als Entwurf speichern legt ab, Speichern & Weiter veröffentlicht und führt zum nächsten Schritt. Im ISMS-Express heissen die beiden Zwischenspeichern und Speichern & Weiter.
So arbeiten Sie in der Sicherheitsleitlinie, der Risikopolitik, den KI-Richtlinien und in allen Schritten des ISMS-Express.
Speichern in einer Dokumentensammlung
Später finden Sie dieselben Richtlinien gesammelt auf einer Seite wieder, zusammen mit allen übrigen. Dort gehört jede Richtlinie sich selbst. Klappen Sie eine auf, und unter dem Editor stehen zwei Schaltflächen: Entwurf speichern legt Ihren Zwischenstand ab, Abschliessen veröffentlicht ihn und erzeugt die Dokumentfassung. Die anderen Richtlinien der Seite bleiben davon unberührt.
So arbeiten Sie unter Datenschutz-Assistent → Richtlinien & Verfahren, unter ISMS-Assistent → Governance → Richtlinien und unter KI-Assistent → Dokumente, ebenso in den Registern Security Operations, IT-Administration und Lieferantenmanagement.
Die Zustände eines Dokuments
Jede Richtlinie trägt im Assistenten ein Abzeichen, das sagt, wo sie im Freigabelauf steht. Sechs Zustände sind möglich, und sie folgen aufeinander.
| Abzeichen | Bedeutung |
|---|---|
| Nicht abgeschlossen | Der Text ist noch nicht abgeschlossen worden. Es gibt keine Dokumentfassung, und unter Dokumentation erscheint die Richtlinie nicht. |
| Zur Genehmigung eingereicht | Eine Fassung wartet auf Freigabe. Es ist die erste; eine genehmigte gibt es noch nicht. |
| Ersatz für genehmigte Version eingereicht | Eine Fassung wartet auf Freigabe, und dahinter steht bereits eine genehmigte. Bis zur Freigabe gilt weiterhin die alte. |
| Genehmigt | Die Fassung ist freigegeben und gültig. |
| Aktualisierung erforderlich | Die Fassung wurde zur Überarbeitung markiert. Überarbeiten Sie den Text und schliessen Sie erneut ab. |
| Veraltet | Die Fassung wurde zurückgezogen. Sie bleibt als Beleg erhalten, gilt aber nicht mehr. |
Dieselben Bezeichnungen finden Sie unter Dokumentation wieder. Der erste kommt dort nicht vor, weil zu ihm noch keine Dokumentfassung gehört.
Zwei zusätzliche Hinweise am Dokument
Neben dem Abzeichen können zwei Marken stehen. Sie sagen nichts über den Freigabelauf, sondern über Ihre eigene Arbeit am Text.
| Marke | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf abweichend | Es liegt ein gespeicherter Entwurf vor, der sich vom veröffentlichten Stand unterscheidet. Der Editor zeigt Ihnen diesen Entwurf, denn er ist der neuere Stand. Schliessen Sie die Richtlinie ab, um ihn zu übernehmen. |
| Ungespeicherte Änderungen | Der Text im Editor weicht vom gespeicherten Stand ab. Sie haben getippt und noch nicht gespeichert. Verlassen Sie die Seite jetzt, ist die Änderung weg. |
Dokumente finden
Richtlinien und Verfahren öffnen
Öffnen Sie in der Seitenleiste Dokumentation und wählen Sie Richtlinien und Verfahren. Die Seite zeigt oben die Filter- und Sortierleiste und darunter die Tabelle aller erzeugten Dokumente.
Liste filtern
Grenzen Sie die Liste über Filtern nach ein. Im Feld für den Bereich stehen Informationssicherheit, Datenschutz, Organisation, Unternehmenskultur und Finanzen. Über den Status filtern Sie nach Ausstehend, Genehmigt, Aktualisierung erforderlich oder Veraltet, über die Sprache nach Deutsch oder Englisch. Mit Alle Bereiche, Alle Status und Alle Sprachen heben Sie einen Filter wieder auf.
Liste sortieren
Sortieren Sie die Tabelle über Sortieren nach. Zur Auswahl stehen Name, Zuletzt aktualisiert und Genehmigt am. Ein erneuter Klick auf dasselbe Kriterium dreht die Richtung um. Jede Zeile zeigt Bereich, Name, Sprache, Klassifizierung, die beiden Datumsspalten und den Status.
Dokument prüfen und steuern
Dokument öffnen
Klicken Sie in der gewünschten Zeile auf Details anzeigen. Die Detailseite zeigt oben Titel, Bereich, Sprache, Klassifizierung und Status, darunter die Angaben zu Zuletzt aktualisiert, Genehmigt am und Max. Aufbewahrung bis sowie den vollständigen Dokumenteninhalt.
Inhalt prüfen
Lesen Sie den Inhalt im Bereich Dokumenteninhalt. So stellen Sie vor einer Freigabe sicher, dass das aus dem Assistenten erzeugte Dokument den aktuellen Stand abbildet.
Genehmigen oder markieren
Steuern Sie den Status über die Schaltflächen oben rechts. Bei Ausstehend gibt Genehmigen das Dokument frei. Ist es Genehmigt, setzen Sie es über Zur Aktualisierung markieren auf überarbeitungsbedürftig. Über Als veraltet markieren ziehen Sie ein genehmigtes oder überarbeitungsbedürftiges Dokument zurück.
Versionen und Kommentare
Mit einer früheren Version vergleichen
Wählen Sie unter Mit vorheriger Version vergleichen eine frühere Fassung. Cenedril stellt Aktuelle Version und Vorherige Version nebeneinander dar, sodass Sie die Änderungen direkt nachvollziehen.
Kommentare hinterlassen
Im Bereich Kommentare am Ende der Detailseite halten Sie Anmerkungen zur Freigabe oder Überarbeitung fest. So bleibt die Abstimmung am Dokument selbst nachvollziehbar.
Ergebnis: Sie finden jedes erzeugte Dokument zentral unter Richtlinien und Verfahren, sehen seinen Status auf einen Blick, geben es nach Prüfung frei oder markieren es zur Aktualisierung und können jede frühere Fassung vergleichen.