Ihren Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO legen Sie in Cenedril einmal als Vorlage fest und geben ihn frei. Für jeden Auftragsverarbeiter, dem Sie diesen Vertrag vorlegen, setzt der AVV-Generator die Parteien, die verbundenen Verarbeitungstätigkeiten und die angewandten TOMs ein. Den fertigen Vertrag stellen Sie dem Auftragsverarbeiter im Portal zur Verfügung. Er trägt dort seine Unterauftragsverarbeiter ein und unterschreibt elektronisch, danach ist der Vertrag in Cenedril als abgeschlossen dokumentiert.
Vorlage festlegen und freigeben
Vorlage öffnen
Öffnen Sie im Datenschutz-Assistenten den Schritt Richtlinien & Verfahren. Im Abschnitt Dokumente als Verantwortlicher steht die Vorlage Auftragsverarbeitungsvertrag für Ihre Auftragsverarbeiter. Klappen Sie die Karte auf.
Vertragsangaben und Text festlegen
Unter Vertragsangaben legen Sie fest, ob mit den Auftragsverarbeitern ein Hauptvertrag besteht, etwa ein Dienstleistungs- oder Rahmenvertrag, und wie er heißt. Die Vorlaufzeit bei Änderungen der Unterauftragsverarbeiter bestimmt, wie lange vorher Ihnen ein Auftragsverarbeiter einen neuen Unterauftragsverarbeiter ankündigen muss. Über Text bearbeiten passen Sie den Vertrag je Abschnitt an.
Fehlen Angaben, etwa die Anschrift Ihrer Organisation, nennt die gelbe Liste über dem Vertrag sie mit einem Link zur passenden Frage. Name und Anschrift des Auftragsverarbeiters setzt später der AVV-Generator ein.
Vorlage abschließen und freigeben
Speichern Sie die Vorlage mit Abschließen. Die Version geht damit in die Dokumentenlenkung, wo Sie sie in der Dokumentation freigeben. Der AVV-Generator verwendet die freigegebene Version in der jeweiligen Sprache. Wie die Freigabe abläuft, beschreibt die Anleitung zu Richtlinien und Verfahren.
Auftragsverarbeiter vormerken
AVV-Status „Vertrag wird vorgelegt“ setzen
Öffnen Sie im Schritt Datenübermittlungen den externen Empfänger, dem Sie Ihren Vertrag vorlegen, und wählen Sie beim Status des Auftragsverarbeitungsvertrags Vertrag wird vorgelegt. Veröffentlichen Sie die Datenübermittlungen.
Cenedril legt daraufhin die Aufgabe Vertrag für … anlegen mit dem Namen des Empfängers an. Sie führt direkt in den AVV-Generator und wählt den Empfänger dort vor. Wechselt der Status später, etwa durch die Unterschrift im Portal, erledigt sich die Aufgabe.
Vertrag erzeugen
AVV-Generator öffnen
Öffnen Sie den Generator über die Aufgabe oder in der Übersicht des Datenschutz-Assistenten über Auftragsverarbeitungsverträge. Die Seite AVV-Generator zeigt oben den Hinweis, dass sie keine Rechtsberatung darstellt. Lassen Sie unter Wählen Sie Ihre Rolle für diesen AVV: die Rolle Als Verantwortlicher generieren gewählt.
Auftragsverarbeiter wählen und Daten prüfen
Wählen Sie unter Auftragsverarbeiter auswählen (AVV-Status „Vertrag wird vorgelegt“): den Empfänger. Die Seite zeigt die Verbundenen Verarbeitungstätigkeiten und unter Angewandte Kontrollen (TOMs) die Maßnahmen, die in den Vertrag eingehen. Fehlt etwas, ergänzen Sie es im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten oder in den Schritten Datenübermittlungen und Technische und organisatorische Maßnahmen.
Vertrag in der Vorschau prüfen
Unter Generierte AVV-Vorschau steht der Vertrag aus Ihrer freigegebenen Vorlage, mit dem Auftragsverarbeiter als Partei und den Anhängen. Über die Sprachumschaltung wechseln Sie zwischen Deutsch und Englisch. Ist in einer Sprache noch keine Version der Vorlage freigegeben, führt der Knopf Zur Vorlage in Richtlinien & Verfahren dorthin.
Fehlt beim Auftragsverarbeiter eine Anschrift oder ein Kontakt, entfällt der betreffende Satzteil im Vertrag. Anhang 3 nennt die Liste der Unterauftragsverarbeiter, die der Auftragsverarbeiter mit dem Vertrag übergibt.
Im Portal unterschreiben lassen
Vertrag im Portal zur Verfügung stellen
Klicken Sie unter der Vorschau im Bereich Im Portal zur Verfügung stellen auf Vertrag im Portal zur Verfügung stellen. Cenedril erzeugt einen Link und eine PIN, der Status lautet Wartet auf den Auftragsverarbeiter. Die PIN erscheint nur in diesem Moment. Geben Sie Link und PIN getrennt weiter, etwa den Link per E-Mail und die PIN telefonisch.
Solange der Auftragsverarbeiter nicht unterschrieben hat, stellt Neu bereitstellen den Vertrag mit dem jetzigen Text erneut bereit und ersetzt Link und PIN. PIN neu erzeugen ersetzt nur die PIN, Zurückziehen nimmt den Vertrag aus dem Portal. Bereitstellen und Zurückziehen stehen im Aktivitätsprotokoll. Wer den Vertrag auf eigenem Weg verteilen möchte, kopiert ihn mit dem Kopier-Symbol neben der Vorschau.
Der Auftragsverarbeiter unterschreibt
Der Auftragsverarbeiter öffnet den Link, gibt die PIN ein und liest den Vertrag. Unter Unterauftragsverarbeiter (Anhang 3) bestätigt er, dass er keine einsetzt, oder trägt sie mit Land, Zweck und Übermittlungsmechanismus ein. Unter Wer unterschreibt? nennt er Name, Funktion und E-Mail-Adresse und geht mit Weiter zur Unterschrift in den Unterschriftsablauf. Dort bestätigt er die Unterschrift mit einem Code, den er an diese E-Mail-Adresse erhält.
Abgeschlossenen Vertrag prüfen
Nach der Unterschrift zeigt der Bereich im AVV-Generator Unterschrieben mit Unterzeichner und Datum. Der AVV-Status des Empfängers unter Datenübermittlungen steht auf Unterschrieben/Bestätigt, und die Aufgabe zum Vertrag ist erledigt. Der Vertrag liegt als Aufzeichnung vor und steht unter Dokumente mit Signaturen.
In der Dokumentation öffnet die Karte Abgeschlossene Auftragsverarbeitungsverträge das Register mit Unterzeichner, Datum und signiertem PDF. Der Filter Auftragsverarbeiter (im Portal unterschrieben) trennt diese Verträge von den Kunden, die Ihren Standard-Auftragsverarbeitungsvertrag im Trust Center abgeschlossen haben.
Als Auftragsverarbeiter
AVV für einen Verantwortlichen erzeugen
Verarbeiten Sie selbst Daten im Auftrag eines Verantwortlichen, wählen Sie Als Auftragsverarbeiter generieren und unter Verantwortlichen auswählen, für den Sie Dienstleistungen erbringen: die Organisation. Die Liste speist sich aus den Tätigkeiten im Verzeichnis, bei denen Sie als Auftragsverarbeiter eingetragen sind. Anhang 3 nennt Ihre Unterauftragsverarbeiter. Den Entwurf übernehmen Sie mit dem Kopier-Symbol in die Zwischenablage.
Ergebnis: Ihr Auftragsverarbeitungsvertrag ist als Vorlage freigegeben, der Auftragsverarbeiter hat ihn im Portal unterschrieben, und der Vertrag steht mit Unterzeichner, Datum und signiertem PDF im Register „Abgeschlossene Auftragsverarbeitungsverträge“. Der AVV-Status in den Datenübermittlungen lautet „Unterschrieben/Bestätigt“.