In Cenedril aktivieren Sie das öffentliche Betroffenenrechte-Portal (DSAR) im Datenschutz-Assistenten unter Betroffenenrechte: Dort legen Sie fest, wer Anfragen bearbeiten darf, und schalten das öffentliche Portal über einen Schalter frei. Cenedril erzeugt daraufhin einen öffentlichen Link, den Sie mit Betroffenen teilen oder in Ihre Datenschutzerklärung aufnehmen. Eingehende Anfragen erscheinen anschließend unter Dokumentation → Verwaltung von Betroffenenrechten, wo Sie sie zuweisen, beantworten und fristgerecht abschließen.
Portal aktivieren
Betroffenenrechte im Datenschutz-Assistenten öffnen
Öffnen Sie den Datenschutz-Assistenten und wählen Sie den Abschnitt Betroffenenrechte. Die Seite Management der Betroffenenrechte konfigurieren zeigt zwei Bereiche: Zugriffsverwaltung und Öffentliches Portal.
Bearbeitende Personen auswählen
Wählen Sie unter Zugriffsverwaltung die Teammitglieder aus, die Anfragen und Konversationen bearbeiten dürfen. Die Datenschutzverantwortliche Person und eine eventuelle datenschutzbeauftragte Person sind bereits fest eingeschlossen und lassen sich nicht abwählen. Stehen Portfolio-Personen mit Zugriff auf die Dokumentation bereit, erscheinen sie in einer eigenen Liste darunter.
Öffentliches Portal einschalten
Setzen Sie im Bereich Öffentliches Portal den Schalter Öffentliches Portal für Betroffenenrechte aktivieren auf aktiv. Daraufhin erscheint das Feld Öffentliche Portal-URL mit dem fertigen Link.
Portal-Link kopieren und speichern
Klicken Sie neben der URL auf Kopieren und teilen Sie den Link mit Betroffenen oder fügen Sie ihn in Ihre Datenschutzerklärung ein. Speichern Sie die Konfiguration anschließend über die Schaltfläche Speichern.
Ergebnis: Das Portal ist aktiv, die bearbeitenden Personen sind festgelegt, und der öffentliche Link steht zum Teilen bereit.
Anfragen bearbeiten
Verwaltung der Betroffenenrechte öffnen
Öffnen Sie unter Dokumentation die Verwaltung von Betroffenenrechten. Die Seite zeigt oben die Kennzahlen Gesamtanfragen, Aktive Anfragen und Überfällig, darunter die Filter sowie die Liste aller eingegangenen Anfragen.
Anfragen filtern und öffnen
Grenzen Sie die Liste bei Bedarf über die Filter Status, Anfragetyp und Zugewiesen an ein. Jeder Eintrag zeigt die betroffene Person, den Anfragetyp, den Status sowie die verbleibende Frist. Über Nachrichten anzeigen öffnen Sie die Detailansicht einer Anfrage.
Anfrage zuweisen und beantworten
In der Detailansicht weisen Sie die Anfrage über Zuweisen einer bearbeitenden Person zu. Unter Text-Vorlagen wählen Sie eine vorbereitete Antwort, ergänzen sie im Feld Ihre Antwort und hängen bei Bedarf Dateien an. Mit Antwort senden schicken Sie die Nachricht an die betroffene Person.
Frist steuern und Anfrage abschließen
Benötigen Sie eine Rückmeldung der betroffenen Person, senden Sie die Nachricht über Senden & Stoppuhr anhalten. Die Anfrage wechselt dann in Warten auf Antwort und der Countdown pausiert. Reicht die gesetzliche Frist nicht aus, verlängern Sie sie über Frist verlängern mit Angabe von Tagen und Begründung. Ist die Anfrage erledigt, schließen Sie sie über Anfrage abschließen.
Ergebnis: Die Anfrage steht im Status Geschlossen, die gesamte Konversation und alle Anhänge sind in Cenedril festgehalten, und die Bearbeitung ist nachvollziehbar dokumentiert.