Welche Daten ein verbundenes Portfolio bei einem Unternehmen einsehen und bearbeiten darf, steuert allein der Company-Admin. Die Freigabe erfolgt unter Team im Reiter Portfolio, in der Portfolio-Zugriffskontrolle: dort wird pro Portfolio bereichsweise angekreuzt, worauf es zugreifen darf. Eine neue Verbindung beginnt ohne Zugriff, und jede Änderung wirkt sofort.
Wie der Zugriff geregelt ist
Grundprinzip verstehen
Die Verbindung zwischen Portfolio und Unternehmen entsteht über den Unternehmensschlüssel. Welche Bereiche danach sichtbar sind, bestimmt das Unternehmen über die Freigabe durch den Company-Admin. Eine frisch hergestellte Verbindung hat keinen gewährten Datenzugriff, bis der Company-Admin etwas freigibt.
Berechtigung prüfen
Die Freigabe nimmt eine Person mit der Rolle Owner oder Admin im Unternehmen vor. Die Team-Seite ist diesen Rollen vorbehalten, sodass die Freigabe der Zugriffsrechte in der Hand des Company-Admins liegt.
Als Company-Admin den Zugriff freigeben
Reiter Portfolio öffnen
Öffnen Sie Team und wechseln Sie auf den Reiter Portfolio. Oben steht Ihr Unternehmensschlüssel (denselben Schlüssel zeigt auch Einstellungen → Unternehmensprofil) zum Weitergeben an einen Partner, darunter die mit Ihrem Unternehmen verbundenen Portfolios.
Verbundenes Portfolio finden
Im Bereich Portfolio-Zugriffskontrolle erscheint jedes verbundene Portfolio mit Name, Website und dem Status Verbunden. Darunter steht die Liste Gewährten Datenzugriff.
Bereiche freigeben
Setzen Sie unter Gewährten Datenzugriff Haken bei den Bereichen, die das Portfolio sehen soll. Zur Auswahl stehen Aufgaben, Gründungs-Assistent, Finanzierungs-Assistent, IT-Sicherheits-Assistent, Datenschutz-Assistent, Dokumentation, Berichte und Schulungen. Jeder Haken wird sofort gespeichert.
Verbindung trennen oder löschen
Über Verbindung trennen setzen Sie den gesamten Zugang aus. Die zuvor freigegebenen Bereiche bleiben gespeichert und gelten bei Wieder verbinden erneut. Ein getrenntes Portfolio erscheint im Abschnitt Getrennte Portfolios. Über Löschen entfernen Sie die Beziehung vollständig.
Was der Partner sieht
Sicht des Portfolios
Im Portfolio erscheinen nur die Bereiche, die der Company-Admin freigegeben hat. Ohne Freigabe ist das Unternehmen zwar verbunden, die Inhalte bleiben aber verborgen. Sobald ein Bereich freigegeben wird, steht er beim Wechsel in das Unternehmen zur Verfügung.
Ergebnis: Der Datenzugriff des Portfolios entspricht genau den Bereichen, die der Company-Admin in der Portfolio-Zugriffskontrolle freigegeben hat. Das Unternehmen behält die Kontrolle und kann den Zugang jederzeit anpassen, aussetzen oder vollständig beenden.