Im Datenschutz-Assistenten bereiten Sie zwei Abläufe vor: die Meldung von Datenschutzverletzungen und die Bearbeitung von Betroffenenrechten. Öffnen Sie dazu Datenschutz-Assistent und nutzen Sie die Karten Management von Datenschutzverletzungen konfigurieren und Management der Betroffenenrechte konfigurieren. Auf der ersten Seite hinterlegen Sie die internen Benachrichtigungskontakte und Ihre Aufsichtsbehörde, auf der zweiten legen Sie die berechtigten Bearbeiter fest und aktivieren das öffentliche Portal.
Breach-Management konfigurieren
Konfigurationsseite öffnen
Öffnen Sie den Datenschutz-Assistenten. Klicken Sie auf der Übersicht auf die Karte Management von Datenschutzverletzungen konfigurieren. Die Seite erklärt einleitend, dass Sie festlegen, wer bei einer gemeldeten Datenschutzverletzung benachrichtigt wird, und dass Sie die Kontaktdaten Ihrer Aufsichtsbehörde hinterlegen.
Interne Benachrichtigungskontakte auswählen
Im Block Interne Benachrichtigungskontakte wählen Sie die Teammitglieder aus, die bei einer gemeldeten Datenschutzverletzung sofort informiert werden sollen. Die in der Einführung hinterlegte datenschutzverantwortliche Person und die Datenschutzbeauftragte erscheinen vorausgewählt im Block Datenschutzverantwortliche. Weitere Personen mit Datenschutz-Zugang aktivieren Sie über die Kontrollkästchen unter Team-Mitglieder.
Zusätzliche Kontakte ergänzen
Reicht die Auswahl aus dem Team nicht aus, klicken Sie unter Zusätzliche Kontakte auf Kontakt hinzufügen und tragen Name, E-Mail-Adresse und Rolle ein. Die E-Mail-Adresse ist für solche Kontakte verpflichtend. Mindestens ein interner Kontakt muss insgesamt ausgewählt sein.
Aufsichtsbehörde hinterlegen
Im Block Aufsichtsbehörde wählen Sie zunächst das Land. Für Deutschland wählen Sie unter Bundesland (für spezifische Behörde) entweder die zuständige Landesbehörde oder die Bundesbehörde (BfDI). Tragen Sie anschließend Name der Behörde, E-Mail, Telefon und Website ein. Diese Behörde muss innerhalb von 72 Stunden über eine meldepflichtige Verletzung benachrichtigt werden.
Konfiguration speichern
Klicken Sie auf Speichern. Cenedril prüft die Pflichtangaben und übernimmt die Konfiguration. Anschließend kehren Sie zur Übersicht des Datenschutz-Assistenten zurück, auf der die Karte als konfiguriert erscheint.
Ergebnis: Die internen Benachrichtigungskontakte und die zuständige Aufsichtsbehörde sind hinterlegt. Sobald eine Datenschutzverletzung gemeldet wird, stehen Empfänger und Behördenkontakt für die operative Bearbeitung bereit.
Betroffenenrechte konfigurieren
Konfigurationsseite öffnen
Kehren Sie zur Übersicht des Datenschutz-Assistenten zurück und öffnen Sie die Karte Management der Betroffenenrechte konfigurieren. Die Seite zeigt zwei Bereiche: Zugriffsverwaltung und Öffentliches Portal.
Berechtigte Bearbeiter festlegen
Unter Zugriffsverwaltung wählen Sie die Teammitglieder aus, die Anfragen zu den Rechten der Betroffenen und die zugehörigen Gespräche verwalten dürfen. Die datenschutzverantwortliche Person und die Datenschutzbeauftragte sind im Block Datenschutzverantwortliche fest vorausgewählt. Portfolio-Personen mit Dokumentations-Zugang erscheinen in einem eigenen Block darunter.
Öffentliches Portal aktivieren
Im Block Öffentliches Portal schalten Sie über den Regler Öffentliches Portal für Betroffenenrechte aktivieren die öffentliche Einreichungsseite frei. Nach dem Aktivieren zeigt Cenedril unter Öffentliche Portal-URL den Link an. Über Kopieren übernehmen Sie ihn und können ihn in Ihre Datenschutzerklärung aufnehmen.
Konfiguration speichern
Klicken Sie auf Speichern. Cenedril sichert die berechtigten Bearbeiter und den Portal-Status. Anschließend kehren Sie zur Übersicht des Datenschutz-Assistenten zurück.
Ergebnis: Die berechtigten Personen können eingehende Anfragen bearbeiten, und das öffentliche Portal nimmt Anfragen von Betroffenen entgegen, sobald Sie den Link veröffentlicht haben.