Im Datenschutz-Assistenten dokumentieren Sie im Schritt Datenübermittlungen zunächst, wie personenbezogene Daten intern und an Dritte fließen, und hinterlegen für Übermittlungen in Drittländer die nötigen Garantien. Im darauf folgenden Schritt Technische und organisatorische Maßnahmen ordnen Sie jeder Verarbeitungstätigkeit in einer Matrix die passenden Schutzmaßnahmen zu. Beide Schritte greifen auf die Empfänger und Tätigkeiten aus Ihrem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (ROPA) zurück.
Datenübermittlungen dokumentieren
Schritt Datenübermittlungen öffnen
Öffnen Sie den Datenschutz-Assistenten und wechseln Sie über die Schrittnavigation zu Datenübermittlungen. Die Seite zeigt zwei Tabellen: Interne Empfänger und Externe Empfänger. Beide werden automatisch aus den Empfängern Ihres Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten befüllt.
Interne Übermittlungen prüfen
Erweitern Sie in der Tabelle Interne Empfänger eine Zeile und tragen Sie das Land sowie den gewählten Garantiemechanismus ein. Interne Empfänger sind Stellen innerhalb Ihrer Organisation, an die Daten weitergegeben werden.
Externe Empfänger und Auftragsverarbeitung erfassen
Öffnen Sie in der Tabelle Externe Empfänger eine Zeile. Hier hinterlegen Sie unter anderem die Rolle des Empfängers, etwa (Unter-)Auftragsverarbeiter, Öffentliche Behörde oder Andere, und den Status des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) von Unterschrieben/Bestätigt über Ausstehend und Nicht erforderlich bis Fehlt.
Drittlandübermittlungen und TIA hinterlegen
Markieren Sie bei einem externen Empfänger die Übermittlung in ein Drittland, falls die Daten den Europäischen Wirtschaftsraum verlassen. Der Assistent blendet daraufhin die Felder für die geeigneten Garantien und für die Übermittlungs-Folgenabschätzung (Transfer Impact Assessment, TIA) ein. Über das Informationssymbol öffnen Sie die Hinweise zu Drittländern.
Übermittlungen speichern und fortfahren
Klicken Sie auf Speichern. Der Assistent prüft die Eingaben, speichert die Übermittlungen und übergibt freigegebene externe Übermittlungen an die Dokumentation. Anschließend führt der Ablauf zum nächsten Schritt der Datenschutz-Folgenabschätzung.
Ergebnis: Alle internen und externen Übermittlungen sind dokumentiert, Drittlandfälle tragen ihre Garantien, und die freigegebenen Übermittlungen liegen als Nachweis in der Dokumentation.
Technische und organisatorische Maßnahmen festlegen
Schritt TOMs öffnen
Wechseln Sie in der Schrittnavigation zu Technische und organisatorische Maßnahmen. Die Seite zeigt eine Matrix: in den Zeilen die verfügbaren Kontrollen, in den Spalten Ihre Verarbeitungstätigkeiten.
Kontrollen filtern und suchen
Schränken Sie die Matrix über die Chips Alle Kontrollen, Datenschutzkontrollen und Sicherheitskontrollen ein. Datenschutzkontrollen sind blau hinterlegt (Kürzel PC), Sicherheitskontrollen grün (Kürzel RC). Mit dem Suchfeld Kontrollen suchen finden Sie eine bestimmte Maßnahme schnell.
Maßnahmen den Tätigkeiten zuordnen
Setzen Sie eine Maßnahme für eine Tätigkeit, indem Sie die entsprechende Zelle aktivieren. Trägt eine Tätigkeitsspalte die Markierung DSFA, wurde dafür eine Datenschutz-Folgenabschätzung abgeschlossen: prüfen Sie hier die Zuordnung besonders sorgfältig.
TOMs speichern
Klicken Sie auf Speichern. Der Assistent sichert die Zuordnung als Anwendbarkeitserklärung und übernimmt sie in die weitere Dokumentation.
Ergebnis: Jede Verarbeitungstätigkeit trägt die ihr zugeordneten technischen und organisatorischen Maßnahmen, und die Anwendbarkeitserklärung steht als Nachweis Ihrer Schutzmaßnahmen bereit.