Einen gemeldeten Datenschutzvorfall bearbeiten Sie in Cenedril unter Dokumentation → Datenschutzverletzungen verwalten. Sie öffnen den Vorfall aus der Liste und führen ihn durch fünf Stufen: Einordnung, Bewertung, Entscheidung, Umsetzung und Abschluss. Ein Countdown oben im Vorfall zeigt die verbleibende Zeit bis zur 72-Stunden-Frist nach DSGVO Art. 33, sodass Sie die Behördenmeldung rechtzeitig veranlassen.
Vorfall auswählen
Datenschutzverletzungen öffnen
Öffnen Sie in der Seitenleiste Dokumentation und wählen Sie Datenschutzverletzungen verwalten. Die Seite zeigt alle gemeldeten Vorfälle, sortiert nach der dringendsten Frist. Über die Reiter Alle Vorfälle, Aktiv und Geschlossen grenzen Sie die Liste ein.
Vorfall öffnen
Klicken Sie in der Zeile des Vorfalls auf Details anzeigen. Der Vorfall öffnet sich mit seiner Kennung, der Beschreibung und einem Fortschrittsbalken über die fünf Bearbeitungsstufen. Ist eine 72-Stunden-Frist aktiv und die Behörde noch nicht benachrichtigt, läuft oben ein Countdown.
Einordnen und Risiko bewerten
Vorfall einordnen (Einordnung)
In der ersten Stufe Einordnung bestätigen Sie, ob eine echte Datenschutzverletzung vorliegt. Tragen Sie unter Was ist passiert? eine sachliche Beschreibung ein und ergänzen Sie Art der Verletzung, Wahrscheinliche Ursache, Aktueller Eindämmungsstatus und Eingeleitete Sofortmaßnahmen. Speichern Sie über Vorfalldetails aktualisieren; Cenedril wechselt anschließend zur nächsten Stufe.
Risiko für Betroffene bewerten (Bewertung)
In der Stufe Bewertung schätzen Sie das Schadensrisiko für die betroffenen Personen ein, getrennt nach Wahrscheinlichkeit von Schäden und Schwere der Auswirkungen. Cenedril hebt objektive Risikoindikatoren hervor, etwa besondere Datenkategorien oder einen großflächigen Vorfall, und leitet daraus eine Risikostufe (niedrig, mittel, hoch) ab. Speichern Sie mit Risikobewertung aktualisieren.
Meldepflichten entscheiden und umsetzen
Meldungen entscheiden (Entscheidung)
In der Stufe Entscheidung legt Cenedril auf Basis der Risikostufe nahe, ob eine Aufsichtsbehörden-Meldung und eine Betroffenen-Meldung erforderlich, empfohlen oder optional ist, jeweils mit dem rechtlichen Bezug (DSGVO Art. 33 und Art. 34). Wählen Sie je Meldung Ja, melden oder Nein, nicht melden. Bei einer Entscheidung gegen eine empfohlene Meldung tragen Sie eine Begründung ein. Speichern Sie mit Meldungsentscheidungen aktualisieren.
Meldungen versenden und dokumentieren (Umsetzung)
In der Stufe Umsetzung vervollständigen Sie die formelle DSGVO-Dokumentation (mögliche Folgen, ergriffene Abhilfe- und Minderungsmaßnahmen) und versenden die fälligen Meldungen. Sobald eine Meldung erfolgt ist, markieren Sie sie über Als erledigt markieren als versendet. Damit endet der Countdown für die Behördenmeldung und der Status des Vorfalls wandert auf Behörde benachrichtigt beziehungsweise Betroffene benachrichtigt.
Abschließen
Vorfall abschließen (Abschluss)
Die Stufe Abschluss zeigt eine Prüfliste über Risikobewertung, Meldungsentscheidungen und Dokumentation. Sind alle erforderlichen Maßnahmen erledigt, halten Sie unter Nachbetrachtung die gewonnenen Erkenntnisse fest und schließen den Vorfall über Abschließen & Vorfall beenden.
Optional mit Informationssicherheit verknüpfen
Unterhalb der Stufen finden Sie das Feld Dieser Vorfall ist auch ein Informationssicherheitsvorfall. Damit erstellen Sie aus dem Datenschutzvorfall einen verknüpften Informationssicherheitsvorfall und übernehmen Titel, Beschreibung und Zeitpunkte. Diese Verknüpfung steht mit dem ISMS-Modul (Professional) zur Verfügung.
Ergebnis: Der Vorfall ist durch alle fünf Stufen geführt, die fälligen Meldungen sind als erledigt markiert, die Nachbetrachtung ist dokumentiert, und der abgeschlossene Vorfall steht schreibgeschützt mit Status Geschlossen in der Liste.