Eigenen Workflow erstellen · Cenedril Handbuch

In Cenedril bauen Sie einen eigenen Workflow im Workflow-Editor: Sie öffnen die Prozess-Administration, legen über Neuer Workflow einen Entwurf an und füllen nacheinander die Reiter Grunddaten, Formular-Felder, Workflow-Status, Übergänge, Rollen und Berechtigungen. Nach dem Speichern geben Sie die Version frei, danach steht der Workflow für neue Tickets bereit.

Workflow anlegen

Prozess-Administration öffnen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Aufgaben & Workflows und wählen Sie die Prozess-Administration. Die Seite listet alle vorhandenen Workflows mit ihrem Versionsstatus.

Die Prozess-Administration mit den vorhandenen Workflows und dem Button „Neuer Workflow“.

Neuen Workflow starten

Klicken Sie auf Neuer Workflow. Der Workflow-Editor öffnet sich mit dem Titel Neuer Workflow und den Reitern Grunddaten, Formular-Felder, Workflow-Status, Übergänge, Rollen und Berechtigungen.

Grunddaten erfassen

Tragen Sie im Reiter Grunddaten den Name des Workflows ein (zum Beispiel „IT-Change Request“). Die Beschreibung ist optional und erläutert den Zweck des Ablaufs für das Team.

Felder und Status definieren

Formular-Felder hinzufügen

Wechseln Sie auf Formular-Felder und klicken Sie auf Feld hinzufügen. Vergeben Sie ein Label, wählen Sie den passenden Feldtyp und markieren Sie bei Bedarf das Feld als Pflichtfeld. Diese Felder füllt die bearbeitende Person später im Ticket aus, und Sie können sie in Bedingungen für Übergänge verwenden.

Workflow-Status anlegen

Öffnen Sie Workflow-Status und legen Sie über Status hinzufügen die Stationen des Ablaufs an (zum Beispiel „Entwurf“, „Prüfung“, „Abgeschlossen“). Markieren Sie einen Status als Startstatus, in dem ein neues Ticket landet, und mindestens einen als Endstatus, der das Ticket als abgeschlossen kennzeichnet. Die Reihenfolge passen Sie per Drag & Drop an.

Übergänge und Zugriff festlegen

Übergänge konfigurieren

Im Reiter Übergänge sehen Sie jeden Status mit seinen ein- und ausgehenden Übergängen. Klicken Sie bei einem Status auf Konfigurieren und wählen Sie die Art des Übergangs: Einfacher Übergang führt immer zu einem festen Zielstatus, Mehrere Übergang-Optionen bieten mehrere Ziele, die Sie optional mit Bedingungen verknüpfen.

Die Übergangskonfiguration mit der Wahl zwischen „Einfacher Übergang“ und „Mehrere Übergang-Optionen“.

Rollen erstellen

Wechseln Sie auf Rollen und legen Sie über Rolle hinzufügen die beteiligten Rollen an (zum Beispiel „IT-Team“ oder „Datenschutzbeauftragte“). Weisen Sie jeder Rolle die zuständigen Cenedril-Teammitglieder zu.

Berechtigungen vergeben

Im Reiter Berechtigungen legen Sie pro Status fest, welche Rolle Felder lesen, Felder bearbeiten und den Übergang ausführen darf. Unter Wer darf Tickets erstellen? bestimmen Sie, ob alle Personen oder nur bestimmte Rollen ein Ticket in diesem Workflow anlegen dürfen.

Speichern

Klicken Sie oben rechts auf Speichern. Cenedril prüft, ob Name und mindestens ein Status vorhanden sind, und kehrt anschließend zur Prozess-Administration zurück. Der neue Workflow erscheint dort als Entwurf.

Freigeben

Version freigeben

Öffnen Sie in der Prozess-Administration die Versionsverwaltung des Workflows und geben Sie die aktuelle Version frei. Erst eine freigegebene Version wird für neue Tickets verwendet.

Ergebnis: Der Workflow steht in der Prozess-Administration mit seiner freigegebenen Version, und die berechtigten Personen können ihn über + Neues Ticket auswählen und ein Ticket durch die definierten Status führen.

Häufige Fragen

Welche Feldtypen stehen im Editor zur Verfügung?

Im Reiter „Formular-Felder“ stehen unter anderem Text (einzeilig), Text (mehrzeilig), Zahl, Datum, Datum & Zeit, Ja/Nein (Checkbox), Auswahl (Dropdown), Mehrfachauswahl und Link / URL bereit. Dazu kommen Verknüpfungsfelder: Asset-Verknüpfung, Personenauswahl, Dokument verknüpfen, Record verknüpfen, Schwachstelle verknüpfen, Vorfall verknüpfen, Ticket verknüpfen und Kontrolle verknüpfen (ISO 27001 Annex A).

Was unterscheidet einen einfachen Übergang von mehreren Übergang-Optionen?

Ein „Einfacher Übergang“ führt das Ticket von einem Status immer zu genau einem Zielstatus. „Mehrere Übergang-Optionen“ bieten der bearbeitenden Person mehrere mögliche Ziele, die Sie optional mit Bedingungen versehen, etwa abhängig vom Wert eines Feldes.

Warum lässt sich der Workflow nach dem Speichern noch nicht für Tickets nutzen?

Ein neu gespeicherter Workflow ist zunächst ein Entwurf. Erst nach der Freigabe der aktuellen Version steht er bei „+ Neues Ticket“ zur Auswahl. Die Freigabe erfolgt in der Prozess-Administration über die Versionsverwaltung des Workflows.

Wer darf später Tickets in diesem Workflow anlegen?

Das legen Sie im Reiter „Berechtigungen“ unter „Wer darf Tickets erstellen?“ fest. Sie erlauben es entweder allen Personen oder schränken es auf bestimmte Rollen ein. Dieselbe Einstellung steuert, wer den Workflow in der Auswahlliste „+ Neues Ticket“ sieht.

Kann ich die Reihenfolge von Feldern und Status ändern?

Ja. Im Reiter „Formular-Felder“ und im Reiter „Workflow-Status“ ordnen Sie die Einträge per Drag & Drop. Die Reihenfolge bestimmt, wie das Formular angezeigt wird und wie die Status im Workflow gelistet sind.