In Cenedril führen Sie die Dokumente des KI-Managementsystems auf der Seite Richtlinien & Dokumente des KI-Compliance-Assistenten zusammen: Sie erzeugen jede Richtlinie aus Ihren Assistentendaten, redigieren den Text, sichern ihn als Entwurf und schließen ihn ab, sodass unter Dokumentation → Richtlinien und Verfahren eine Version zur Freigabe ansteht. Sobald die KI-Politik oder die KI-Nutzungsrichtlinie genehmigt ist, fordern Sie am Seitenende die Kenntnisnahme je Person an; jede Bestätigung entsteht als Aufzeichnung mit Version, Sprache und Zeitstempel.
Seite öffnen und Gruppen lesen
Richtlinien & Dokumente öffnen
Öffnen Sie in der Seitenleiste Assistenten, wählen Sie die Karte Künstliche Intelligenz und klicken Sie auf der Übersicht unterhalb der Kapitelliste auf die Werkzeugkarte Richtlinien & Dokumente. Die Karte trägt die Kennzahlen Richtlinien genehmigt und Kenntnisnahme. Die Seite beginnt mit der Einführung KI-Richtlinien und den Handlungsempfehlungen; darunter stehen die Sprachflaggen, die Schaltfläche Eigene Richtlinie / SOP hinzufügen und die Dokumentgruppen.
Gruppen und Abzeichen lesen
Die Gruppe KI-Rahmenrichtlinien enthält die Dokumente, die das Managementsystem tragen: AIMS-Geltungsbereichserklärung, KI-Managementsystem-Politik (die KI-Politik), KI-Nutzungsrichtlinie und, sobald Ihre Organisation eigene KI-Systeme anbietet, KI-Anbieterrichtlinie. Die Gruppe Management-Dokumente enthält den KI-Kommunikationsplan und die Unterrichtung der Beschäftigten über KI-Systeme. Eine Gruppe Eigene Richtlinien erscheint, sobald Sie ein eigenes Dokument anlegen. Ein Klick auf den Gruppenkopf klappt die Gruppe zu oder auf. Neben jedem Dokumentnamen steht das Abzeichen des Freigabestands: Nicht begonnen, Zur Genehmigung eingereicht, Geprüft, Genehmigt, Aktualisierung erforderlich oder Veraltet. Dazu kommen bei Bedarf Marken wie Nicht veröffentlicht, Geändert seit Genehmigung oder Ungespeicherte Änderungen, die Ihre eigene Arbeit am Text betreffen.
Sprache wählen
Die Flaggen über den Gruppen schalten zwischen Deutsch und English um; vorbelegt ist die Sprache Ihres Benutzerkontos. Jede Sprache ist ein eigenes Dokument mit eigener Version und eigenem Abschlussmerkmal. Generieren, Speichern und Abschließen wirken nur auf die angezeigte Sprache.
Dokument erzeugen und abschließen
Richtlinie aufklappen
Klicken Sie auf den Kopf einer Dokumentkarte. Der Kopfbereich zeigt Zuletzt abgeschlossen und Genehmigt am mit Datum und Person; rechts steht die Schaltfläche zum Erzeugen; sobald eine genehmigte Version vorliegt, kommt Mit genehmigter Version vergleichen hinzu. Darunter öffnet sich der Editor mit dem gespeicherten Text der angezeigten Sprache, und unter dem Editor stehen Entwurf speichern und Abschließen. Jede Karte wird für sich gespeichert: Speichern oder Abschließen einer Richtlinie lässt die übrigen unberührt.
Entwurf erzeugen
Bei leerem Editor heißt die Schaltfläche Dokument generieren; sie erzeugt den ersten Entwurf aus Ihren Assistentendaten, je nach Dokument aus Organisationskontext, Geltungsbereich, KI-Rollen, KI-Verzeichnis, Risikomaßstab und Kommunikationsplan. Sobald Text vorhanden ist, heißt sie Neu generieren; nach der Rückfrage Dokument neu generieren? und Ja, neu generieren ersetzt sie den gesamten Text der angezeigten Sprache, eigene Formulierungen eingeschlossen. Die Meldung Richtlinieninhalt erfolgreich generiert. bestätigt den Vorgang; der Text steht danach nur im Editor, bis Sie ihn als Entwurf speichern oder abschließen.
Text redigieren und Entwurf sichern
Bearbeiten Sie den Text direkt im Editor. Solange die Änderung nur dort steht, zeigt die Karte die Marke Ungespeicherte Änderungen und einen gelben Hinweis unter dem Kopfbereich; ein Verlassen der Seite verwirft den Text. Entwurf speichern sichert die angezeigte Sprache, ohne etwas zu veröffentlichen, und meldet Entwurf gespeichert. Der gespeicherte Entwurf bleibt beim nächsten Aufruf erhalten und wird erst mit dem Abschließen übernommen.
Abschließen
Abschließen markiert die angezeigte Sprache als fertig und veröffentlicht das Dokument. Erst dieser Schritt legt für jede Sprache mit Inhalt eine Dokumentversion an, die unter Dokumentation → Richtlinien und Verfahren zur Prüfung und Genehmigung ansteht. Das Abzeichen wechselt auf Zur Genehmigung eingereicht, die Meldung lautet Richtlinie abgeschlossen und gespeichert. Bei leerem Editor bleibt die Schaltfläche gesperrt. Brauchen Sie beide Sprachen, wechseln Sie über die Flaggen und schließen Sie die zweite Sprache ebenfalls ab.
Eigene Richtlinie anlegen
Eigene Richtlinie / SOP hinzufügen öffnet den Dialog Neue Richtlinie / SOP. Tragen Sie unter Name der Richtlinie einen im Bereich eindeutigen Namen ein und bestätigen Sie mit Anlegen. Das Dokument erscheint in der Gruppe Eigene Richtlinien; den Text schreiben Sie selbst im Editor. Dokumentenname ändern benennt es um. Versionierung, Freigabe und die Schaltflächen Entwurf speichern und Abschließen sind dieselben wie bei den vorgegebenen Dokumenten.
Freigeben und aktuell halten
Unter Dokumentation freigeben
Die Freigabe findet außerhalb des Assistenten statt. Öffnen Sie Dokumentation → Richtlinien und Verfahren, wählen Sie das eingereichte Dokument und prüfen oder genehmigen Sie es dort; den Ablauf beschreibt der Leitfaden „Richtlinien & Verfahren erzeugen und verwalten“. Nach der Genehmigung zeigt die Karte hier Genehmigt, und die Kennzahl Richtlinien genehmigt auf der Übersicht zählt hoch.
Mit der genehmigten Version vergleichen
Sobald eine genehmigte Version vorliegt, stellt Mit genehmigter Version vergleichen den aktuellen Entwurf unter Aktuelle Version und rechts daneben die genehmigte Version unter Aktuelle genehmigte Version nebeneinander; der Editor ist währenddessen schreibgeschützt, und Vergleich beenden schließt die Gegenüberstellung. So sehen Sie vor dem erneuten Abschließen, was sich gegenüber dem gültigen Stand geändert hat.
Hinweis auf geänderte Angaben beachten
Ändert sich nach der Freigabe eine der Angaben, aus denen ein Kapitel der KI-Politik, der KI-Nutzungsrichtlinie oder der KI-Anbieterrichtlinie entstand, zum Beispiel die Größenklasse der Organisation oder ein Hochrisiko-System in der Betreiberrolle, erscheint über der Karte ein gelber Hinweis mit den geänderten Punkten. Zur Überarbeitung markieren setzt die genehmigte Version auf Aktualisierung erforderlich. Anschließend erzeugen Sie das Dokument mit Neu generieren neu, prüfen die betroffenen Kapitel und schließen es erneut ab.
Kenntnisnahme anfordern
Bereich Kenntnisnahme prüfen
Am Seitenende steht der Bereich Kenntnisnahme der KI-Richtlinien. Solange weder die KI-Politik noch die KI-Nutzungsrichtlinie genehmigt ist, zeigt er nur den Hinweis, dass sich die Bestätigung erst nach der Freigabe anfordern lässt. Danach listet er unter Bestätigt wird die Kenntnisnahme dieser Versionen die genehmigten Richtlinien KI-Politik und KI-Nutzungsrichtlinie mit Freigabedatum; eine noch nicht genehmigte Richtlinie nennt er als nicht enthalten. Bestätigt wird nur, was genehmigt ist.
Bestätigungen anfordern
Die Liste schlägt die Benutzerkonten Ihrer Organisation als Empfänger vor. Anfordern in einer Zeile schickt der Person eine E-Mail mit dem Link auf die Unterschriftsseite; dort bestätigt sie mit einem Einmalcode. Alle offenen anfordern in der Fußzeile verschickt die Anfrage an alle Personen ohne laufende oder aktuelle Bestätigung; der Zähler daneben zeigt, wie viele Zeilen offen sind, und die Meldung … Anfragen versendet bestätigt den Lauf. Eine Anfrage gilt 30 Tage.
Weitere Person aufnehmen
Ein Benutzerkonto ist für die Bestätigung nicht nötig; die Richtlinien gelten für alle Beschäftigten. Tragen Sie unter Weitere Person aufnehmen Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Aufnehmen und anfordern. Die Person bleibt über ihre Anfrage in der Liste und trägt den Vermerk Ohne Benutzerkonto. Die Unterschriftsseite enthält die Bestätigung; den Richtlinientext liest eine Person mit Zugang vor der Unterschrift in Cenedril nach, ohne Zugang stellen Sie ihn auf einem anderen Weg zu. Der Verweis Zugänge im Team anlegen führt zur Teamverwaltung und erscheint nur, wenn Sie diese öffnen dürfen.
Stand verfolgen
Jede Zeile zeigt den Stand der Anfrage als Abzeichen: Gesendet, Angesehen, Unterschrieben, Abgelaufen oder Widerrufen; Teilweise unterschrieben bedeutet, dass die Bestätigung nur einen Teil der heute genehmigten Richtlinien abdeckt. Solange eine Anfrage Gesendet oder Angesehen ist, bieten die Symbole rechts Erneut senden und Anfrage zurücknehmen. Nach der Unterschrift steht in der Zeile Bestätigt am mit Datum und der Zählstand der zur Kenntnis genommenen Richtlinien; Aufzeichnung ansehen öffnet die Richtlinienbestätigung unter Dokumentation → Aufzeichnungen. Wird eine Richtlinie später neu genehmigt, trägt die Zeile Seither neu freigegeben. Der Zähler in der Kopfzeile des Bereichs lautet … von … Anfragen bestätigt; die Übersicht des Assistenten zeigt den Stand der Kenntnisnahme als Kennzahl Kenntnisnahme und zählt dort nur Bestätigungen, die nach der jüngsten Freigabe unterschrieben wurden.
Ergebnis: Die KI-Rahmenrichtlinien und Management-Dokumente liegen als abgeschlossene Versionen unter Dokumentation → Richtlinien und Verfahren zur Prüfung und Genehmigung, genehmigte Dokumente tragen auf der Seite Richtlinien & Dokumente das Abzeichen Genehmigt, und die Kenntnisnahme der KI-Politik und der KI-Nutzungsrichtlinie ist je Person angefordert; jede Bestätigung liegt als Richtlinienbestätigung unter Dokumentation → Aufzeichnungen.