KI-Verzeichnis pflegen

KI-Verzeichnis öffnen

Öffnen Sie in der Seitenleiste den KI-Compliance-Assistenten, wählen Sie in der Kapitelliste Inventar & Einstufung und klicken Sie in der Fortschrittsleiste oben auf den Schritt KI-Verzeichnis. Nach einer bestätigten Einstufung landen Sie automatisch hier. Die Seite zeigt unter Alle KI-Systeme je System eine Karte; die Handlungsempfehlungen über der Liste erklären Aufbau und Pflegerhythmus.

Kopfzeile der Karte lesen

Links stehen der Name des Systems, der Anbieter (von …) und darunter die Rolle Ihrer Organisation zu diesem System. Rechts sitzen zwei Abzeichen: die Risikoklasse aus der Klassifizierung und der regulatorische Einsatzstatus, zu Beginn Ausstehend. Beide tragen ein kleines Stift-Symbol: Der Stift an der Risikoklasse öffnet den Dialog Einstufung anpassen, der Stift am Einsatzstatus (Tooltip Status ändern) klappt das Statusformular auf. Die Info-Zeile darunter nennt Eingestuft am, die Pflichtenzahl (etwa 9 Pflichten anwendbar), bei Bedarf das Abzeichen Erforderlich für die Folgenabschätzung sowie den Verweis Wesentliche Änderung vermerken.

Ein Klick auf die Pflichtenzahl klappt Pflichten in Bezug auf dieses System auf: die Pflichten nach Geltungsbeginn gruppiert, Gilt bereits zuoberst. Die Liste hat bewusst keine Häkchen; den Umsetzungsstand pflegen Sie im Kapitel Umsetzung.

Status über den Stift ändern

Klicken Sie auf das Stift-Symbol am Einsatzstatus. Auf der Karte öffnet sich das Formular Regulatorischer Einsatzstatus mit einem Auswahlfeld: Freigegeben, Zurückgehalten oder Ausgesetzt. Bei den beiden letzten erscheint das Feld Grund, in dem Sie festhalten, warum das System vor der Bereitstellung angehalten oder seine Verwendung unterbrochen wird. Bei Freigegeben prüft Cenedril drei Punkte und nennt Lücken in der Zeile Der Freigabe fehlt noch: …: ein gemessener Wert an einer Annahmeschwelle, die freigebende Person und das Datum der Freigabe. Übernehmen speichert den Status sofort; die Meldung Freigabestatus gespeichert. bestätigt es.

Freigabeprotokoll prüfen

Jeder Statuswechsel legt einen Eintrag im Verlauf der Freigabevorgänge auf der Karte an, mit Anlass, Datum und Person. Bei Zurückgehalten oder Ausgesetzt fragt der Eintrag zusätzlich Birgt das System ein Risiko im Sinne des Artikels 79 Absatz 1?; bei Ja wählen Sie unter Informierte Parteien (Art. 23 Abs. 2) die benachrichtigten Stellen und tragen die Fundstelle der Benachrichtigung ein. Der Verlauf ist nachträglich um genau diese Angaben ergänzbar, Datum und Person bleiben unverändert.

Ein System mit dem Status Gesperrt (Art. 5) oder Angehalten (behördliche Anordnung) trägt keinen Stift: Die Sperre setzt allein die Klassifizierung, der behördliche Rückhalt endet mit der Erledigung oder Rücknahme der Anordnung im Block Besondere Pflichten dieses Systems.

Änderung beschreiben und vermerken

Klicken Sie in der Info-Zeile auf Wesentliche Änderung vermerken. Das Formular auf der Karte fragt Was hat sich wesentlich geändert? und nennt darüber, was eine Änderung wesentlich macht: Sie wurde nach dem Inverkehrbringen vorgenommen, war in der ursprünglichen Konformitätsbewertung nicht vorgesehen und berührt die Anforderungen oder die Zweckbestimmung. Beschreiben Sie knapp, was sich geändert hat, etwa ein neues Modell, ein geänderter Zweck oder eine neue Datenbasis. Unter Art der Änderung wählen Sie zwischen Modellaktualisierung, Konfigurationsänderung, Nachtraining, Eigener Name oder eigene Marke aufgebracht, Wesentliche Veränderung am System, Zweckbestimmung geändert und Andere.

Das Häkchen Diese Änderung ist konformitätsrelevant entscheidet über die Folgen: Mit Häkchen legt Cenedril eine Aufgabe zur erneuten Konformitätsbewertung samt Erinnerung an, bei Systemen mit Folgenabschätzung zusätzlich eine Aufgabe zu deren Aktualisierung, und ein bestehender Bestandsschutz endet. Ohne Häkchen wird die Änderung nur im Änderungsprotokoll geführt. Änderung vermerken speichert sofort; die Meldung Die wesentliche Änderung wurde vermerkt. Das System ist als neubewertungsbedürftig markiert. bestätigt es.

Einstufung erneut bestätigen

Nach dem Vermerk trägt die Karte das Abzeichen Neubewertung nötig, und über der Liste erscheint der gelbe Kasten Neubewertung erforderlich mit dem System und Ihrem Änderungsgrund. Die bestehende Einstufung bleibt bis zur erneuten Bestätigung gültig. Klicken Sie auf Zurück, prüfen Sie auf den Klassifizierungsseiten Zwecke und Antworten des Systems und bestätigen Sie auf der Seite Einstufung mit Speichern & Weiter. Danach liegt das Einstufungsdatum hinter dem Vermerk, Abzeichen und Kasten verschwinden, und eine dazu angelegte Aufgabe erledigt sich von selbst.

Dasselbe Abzeichen setzt Cenedril als Änderung erkannt, wenn das Asset-Register für das Modell ein Nachtraining oder einen Versionswechsel nach dem Einstufungsdatum ausweist. Auch dieser Hinweis löst sich erst mit der erneuten Bestätigung auf.

Verantwortung und Unterlagen

Der erste Block nennt, wer für das System einsteht. Wählen Sie unter Intern verantwortliche Person die Person, die den Einsatz im Alltag überblickt; die Personenauswahl kann eine noch nicht erfasste Person direkt anlegen. Daneben steht der Eskalationskontakt bei Ausfall, also die Stelle, die bei einem Ausfall gerufen wird. Bei bezogenen Systemen folgen Dokumentation des Anbieters (Link), bei Vorlagen aus dem Katalog bereits vorbelegt, das Benutzerhandbuch des Anbieters (Link) für die Unterlage der nutzenden Personen und das Häkchen Gebrauchsanweisung vor der Inbetriebnahme durchgesehen. Bei Systemen in der Anbieterrolle steht anstelle des Dokumentationsfelds ein Hinweis: Die Gebrauchsanweisung entsteht in der technischen Dokumentation als Anlage E.

Parteien und Lieferanten

Der Block Parteien und Lieferanten listet Ihre eigene Organisation (Abzeichen eigene Organisation) und alle Lieferanten, die im Asset-Register mit dem System verknüpft sind. Je Partei wählen Sie Phasen im Lebenszyklus, bei welchen die Partei mitwirkt und Pflichten, für welche die Partei verantwortlich ist; beides ist mehrfach wählbar. Über Weitere Partei hinzufügen ergänzen Sie eine mitwirkende Stelle, etwa einen Entwicklungspartner oder eine Prüfstelle: Entweder unter Vorhandene Partei wählen aus dem Asset-Register oder unter Neue Partei anlegen mit Name und Werttyp, Anlegen legt sie an. Der Schalter Als Lieferant verwalten an jeder Zeile entscheidet, ob die Partei zusätzlich im KI-Lieferantenverzeichnis geführt und beurteilt wird; er schreibt die Lieferantenverknüpfung direkt ins Asset-Register.

Freigabe und Beschaffung sowie Einsatz des Systems

Im Block Freigabe und Beschaffung zeigen Freigegeben durch und Freigegeben am den jüngsten Freigabeeintrag aus dem Freigabeprotokoll; bis dahin steht dort noch nicht freigegeben. Darunter wählen Sie den Beschaffungs-/Entwicklungsgrund und erwarteter Nutzen sowie die Anforderungen an Daten und Training bzw. an den zugekauften Dienst; zu jedem gewählten Merkmal entsteht eine Zeile mit Zielangabe, die Sie anpassen können.

Im Block Einsatz des Systems verknüpfen Sie über Prozess hinzufügen die Prozesse aus dem Asset-Register, in denen das System tatsächlich läuft, beantworten Wie oft wird das System genutzt? und die Frage unter Agentischer Einsatz. Die Folgenabschätzung und die technische Dokumentation lesen diese Angaben von hier.

Betrieb, Protokollierung, Prüfung und Ressourcen

Betrieb und Unterstützung fragt nach Unterstützungsmodell, Unterstützungsweg, Zugesagte Reaktionszeit, Zugesagte Behebungszeit, Wartungs- und Aktualisierungsfenster, Wartungs- und Pflegemaßnahmen und der Unterrichtung der Nutzenden über Änderungen; die erwartete Lebensdauer kommt aus dem Asset-Register.

Ereignisprotokollierung erfasst Protokollierte Lebenszyklusphasen, Protokollierte Ereignisarten, Aufbewahrungsdauer (Monate), Speicherort der Protokolle, Zugriffsmodell auf Protokolle und Wer kontrolliert die Protokolle dieses Systems. Wird die Phase „Betrieb“ abgewählt, verlangt ein Hinweis eine Begründung.

Prüfung und Auswertung nimmt Prüfarten (Verifizierung und Validierung), Leistungskennzahlen und je Kennzahl eine Zeile unter Annahmeschwellen je Kennzahl mit Schwelle, Vergleichsrichtung und dem zuletzt gemessenen Wert auf; weitere Zeilen legen Sie über Kennzahl hinzufügen an. Dazu kommen der Auswertungstakt und die Betriebsgrenzen (bedeutsame Leistungsveränderung). Bei Systemen mit technischer Dokumentation steht anstelle der Prüffelder der Verweis Prüfung und Freigabekriterien auf die Anbieterdokumentation, wo die Werte gepflegt werden; der Auswertungstakt bleibt im Verzeichnis.

Ressourcen und Daten führt unter Rechen- und Systemressourcen je Lebenszyklusphase eine Zeile mit Betriebsort / Anbieter, Art der Rechenressourcen und Region / Rechenzentrum (Phase hinzufügen). Darunter verknüpfen Sie die Datensätze aus dem Asset-Register: bei Systemen in der Anbieterrolle unter Datenressourcen (verknüpfte Datensätze) über Datensatz verknüpfen …, bei reinen Betreibersystemen unter Eingabedaten (verknüpfte Datensätze) nach der Vorfrage Unterliegen die Eingabedaten Ihrer Kontrolle?. Bei Systemen auf einem Fremdmodell nimmt der Block zusätzlich dessen Informationspaket auf.

Besondere Pflichten dieses Systems

Der neunte Block erscheint nur, wenn Rolle und Risikoklasse ihn auslösen, etwa bei Hochrisiko-Systemen, Systemen auf einem Modell mit allgemeinem Verwendungszweck oder nach einer behördlichen Anordnung. Er bündelt die Zusammenfassung zum Fremdmodell, die Aufsichtsvorkehrung, behördliche Anordnungen, Kennzeichnungshinweise und die Registrierung. Ein System ohne solche Pflichten zeigt den Block gar nicht.

Speichern & Weiter

Die Blöcke aller Karten werden über die Fußzeile gespeichert. Als Entwurf speichern sichert den Stand jederzeit. Speichern & Weiter veröffentlicht die Eingaben, schreibt eine neue Version der Aufzeichnung KI-Verzeichnis unter Dokumentation → Aufzeichnungen und kehrt zur Übersicht des KI-Compliance-Assistenten zurück. Zurück sichert den Zwischenstand still und öffnet die Seite Einstufung.