Mit dem Abschluss hält Cenedril jeden Meldevorgang als Aufzeichnung fest (§ 11 Abs. 1 HinSchG) und rechnet die Aufbewahrungsfrist nach dem Recht des Landes der Meldestelle. Die Karten Aufzeichnung des Vorgangs und Aufbewahrung und Löschung in der Phase Abschluss zeigen beides. Nach Ablauf der Frist wird der Vorgang gelöscht; es bleibt ein Löschnachweis ohne personenbezogene Daten.
Aufzeichnung des Vorgangs
Aufzeichnung öffnen
Öffnen Sie einen abgeschlossenen Vorgang und darin die Phase Abschluss. Die Karte Aufzeichnung des Vorgangs nennt die Aufzeichnung mit ihrem Datum und, über das Symbol daneben, ob der Inhalt seit dem Abschluss unverändert ist.
Beleg herunterladen
PDF liefert den Vorgang mit allen Kapiteln als Beleg, Gekürztes PDF lässt den Verlauf und die mündlichen Einträge weg, etwa für eine Weitergabe, die nur das Ergebnis braucht. JSON liefert die Aufzeichnung maschinenlesbar.
Aufbewahrung und Löschung
Löschdatum und Frist lesen
Die Karte Aufbewahrung und Löschung nennt das Datum, an dem der Vorgang gelöscht wird, die Aufbewahrungsfrist mit Fundstelle und was mit dem Vorgang gelöscht wird: Nachrichten, Anhänge, Vermerke und die Aufzeichnung. Rückt die Löschung näher, trägt die Karte das Abzeichen Löschung in weniger als 30 Tagen, und die Meldestelle wird benachrichtigt.
Frist verlängern
Ist die weitere Aufbewahrung erforderlich und verhältnismäßig, klicken Sie auf Frist verlängern, wählen unter Verlängern um die Zahl der Monate und nennen den Grund. Das Fenster zeigt das neue Fristende. Die Frist lässt sich höchstens dreimal verlängern; jede Verlängerung steht mit Grund in der Karte.
Löschung anhalten
Braucht ein Straf-, Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren den Vorgang, klicken Sie auf Löschung anhalten und wählen den Anlass. Solange die Löschung angehalten ist, wird der Vorgang nicht gelöscht; die Bearbeitung bleibt davon unberührt. Anhalten aufheben lässt die Frist wieder laufen. Ist sie dann schon abgelaufen, wird die Löschung angekündigt und frühestens 30 Tage später ausgeführt.
Nach der Löschung
Löschnachweis finden
Nach der Löschung steht der Vorgang auf der Vorgangsliste unter Gelöschte Vorgänge mit Kennung, Abgeschlossen, Aufbewahrung bis und Gelöscht. Der Nachweis enthält keine personenbezogenen Daten und belegt, dass und wann gelöscht wurde.
Ergebnis: Jeder abgeschlossene Vorgang liegt als unveränderliche Aufzeichnung vor, die sich als Beleg herunterladen lässt. Die Löschung folgt der Frist des Landes, jede Verlängerung und jedes Anhalten ist begründet, und nach der Löschung bleibt allein der Nachweis.