Ab wie vielen Beschäftigten braucht eine Organisation eine interne Meldestelle?

In Deutschland ab in der Regel 50 Beschäftigten je Beschäftigungsgeber (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Für bestimmte Finanz- und Versicherungsunternehmen gilt die Pflicht ohne Schwelle; sie stehen unter „Sonderfälle ohne Schwelle“. Für ein anderes Land zeigt die Karte „Land der Meldestelle“ die dortige Schwelle aus dem Umsetzungsgesetz.

Warum wird eine Benennung erst nach 24 Stunden wirksam?

Jede Benennung wartet 24 Stunden, auch die erste. Solange noch keine Meldestelle besteht, werden Inhaber und Administration benachrichtigt und können die Benennung in dieser Zeit mit „Benennung beenden“ zurücknehmen. So kann niemand sich unbemerkt selbst den Zugang zu Meldungen verschaffen.

Wer kann die Einrichtung ändern, wenn die Meldestelle benannt ist?

Mit der ersten wirksamen Benennung übernimmt die Meldestelle die Einrichtung. Änderungen an allen Schritten und am Portalschalter nehmen dann nur noch die benannten Personen vor. Inhaber und Administration sehen einen Hinweis und erreichen die Einrichtung nur noch über den protokollierten Notzugang.

Muss die Fachkunde der Meldestelle nachgewiesen werden?

In Deutschland sorgt die Organisation dafür, dass die Personen der Meldestelle über die notwendige Fachkunde verfügen (§ 15 Abs. 2 HinSchG). Ein Nachweis bezieht sich auf das Gesetz in der Fassung, die an seinem Datum galt; ändert sich das Gesetz, zeigt die Zeile „Rechtsstand geändert“ und der Nachweis ist zu erneuern. Die bestandene Schulung der Meldestelle in Cenedril zählt von selbst als Nachweis.

Kann ein externer Dienstleister die Meldestelle betreiben?

Ja. Wählen Sie im zweiten Schritt „Ein beauftragter Dritter“ und tragen Sie Bezeichnung, Anschrift und den Link zur vertraglichen Beauftragung ein. Das Fragezeichen neben dem Link zeigt die sieben Garantien, die die Beauftragung nach Art. 9 Abs. 1 der Richtlinie (EU) 2019/1937 sichern muss. Die Personen des Dritten benennen Sie mit dem Kästchen „Die Person gehört zum beauftragten Dritten.“

Meldestelle einrichten und benennen

Die interne Meldestelle richten Sie unter Assistenten → Hinweisgeberschutz über die Schaltfläche Einrichtung ein. Die ersten beiden der fünf Schritte legen das Fundament: Anwendbarkeit stellt fest, ob Ihre Organisation eine Meldestelle braucht, Betriebsmodell und Meldestelle hält fest, wer sie betreibt, und benennt die Personen mit ihren Prüfungen und dem Fachkundenachweis. Jeder Schritt speichert mit Speichern & Weiter direkt und lässt sich jederzeit fortschreiben.

Einrichtung öffnen

Hinweisgeberschutz öffnen

Öffnen Sie in der Seitenleiste Assistenten und klicken Sie auf die Kachel Hinweisgeberschutz. Der Bereich liegt bei den Assistenten, weil er besonders gesichert ist: Meldungen sieht nur die benannte Meldestelle.

Die Kachel „Hinweisgeberschutz“ in der Übersicht der Assistenten, mit den Schlagworten HinSchG und EU 2019/1937.

Einrichtung starten

Die Kachel führt auf die Seite Hinweisgeberschutz. Solange die Einrichtung nicht abgeschlossen ist, zeigt sie die Karte Die Einrichtung der Meldestelle ist noch nicht abgeschlossen mit der Zahl der erledigten Schritte. Klicken Sie auf Einrichtung fortsetzen oder oben rechts auf Einrichtung.

Die Übersicht Einrichtung der internen Meldestelle listet die fünf Schritte Anwendbarkeit, Betriebsmodell und Meldestelle, Kanäle, Dokumente und Freischaltung und Umsetzung. Ein grünes Häkchen steht für einen erledigten Schritt, ein Kreis mit dem erledigten Anteil in Prozent für einen offenen. Unter dem Titel steht der Stand des Schritts in einem Satz, der Stift rechts öffnet den Schritt. Unter den Schritten führt die Zeile Rechtsregister zu den Pflichten aus Gesetz und Richtlinie.

Die Übersicht der Einrichtung: je Schritt der Stand in einem Satz, im letzten Schritt der Zustand des Portals mit „Portal öffnen“.

Anwendbarkeit feststellen

Organisationsprofil prüfen

Der erste Schritt beginnt mit der Karte Organisationsprofil: Rechtsform, Branche und die Frage, ob Ihre Organisation Teil eines Konzerns ist. Diese Angaben teilt die Einrichtung mit den übrigen Assistenten; was Sie hier ändern, gilt dort ebenso. Die Branche steuert später, welche Meldegegenstände das Meldeformular vorschlägt.

Land der Meldestelle wählen

Unter Land der Meldestelle wählen Sie das Land, dessen Umsetzungsgesetz der Richtlinie (EU) 2019/1937 gilt. Vorgabe ist das Sitzland Ihrer Organisation. Darunter stehen Umsetzungsgesetz, In Kraft seit, Schwelle für die Pflicht, die Zentrale externe Meldestelle mit dem Verweis Zur Stelle und die Aufbewahrung der Vorgänge nach dem Recht des Landes.

Das Land bestimmt Gesetz, Schwelle, externe Meldestelle und Aufbewahrungsfrist. Die Gesetzesverweise im ganzen Bereich folgen dieser Wahl.

Beschäftigungsgeber und Geltung festlegen

Unter Beschäftigungsgeber wählen Sie Privater Beschäftigungsgeber oder eine öffentliche Stelle (Bund, Land, Gemeinde oder Gemeindeverband, Sonstige juristische Person des öffentlichen Rechts). Die Frage Für wen gilt diese Meldestelle? beantworten Sie mit Nur für diesen Beschäftigungsgeber oder Gemeinsame Meldestelle für mehrere Beschäftigungsgeber; im zweiten Fall nennen Sie die erfassten Beschäftigungsgeber mit ihrer Beschäftigtenzahl.

Sonderfälle und Rechtsakte prüfen

Die Karten Sonderfälle ohne Schwelle und Rechtsakte des Anhangs der Richtlinie betreffen fast nur den Finanzsektor, die Luftfahrt, die Seeschifffahrt und die Offshore-Förderung. Jede Zeile sagt, wer gemeint ist und wer nicht. Trifft nichts zu, lassen Sie beide Karten frei.

Beschäftigte zählen

Tragen Sie unter Beschäftigte die Kopfzahl je Gruppe zum Stichtag ein; Teilzeit zählt voll. Nennt das Organisationsprofil schon eine Zahl, übernimmt In die Zeile Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer übernehmen sie als Vorschlag. Die Summe rechnet mit.

Ergebnis prüfen und speichern

Die Karte Ergebnis zeigt Pflicht besteht oder Keine Pflicht mit Grund und Fundstelle, dazu die Größenklasse. Klicken Sie auf Speichern & Weiter. Das Ergebnis steht mit Datum, Grund und Fundstelle in der Verfahrensordnung.

Das Ergebnis mit Grund und Fundstelle, darunter die Größenklasse und der gespeicherte Stand.

Betriebsmodell und Meldestelle festhalten

Betriebsmodell wählen

Unter Betriebsmodell wählen Sie, wer die Meldestelle betreibt: Eine beschäftigte Person, Eine Arbeitseinheit aus mindestens zwei Personen oder Ein beauftragter Dritter, etwa eine Kanzlei. Private Beschäftigungsgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten können zusätzlich eine gemeinsame Meldestelle mit anderen Beschäftigungsgebern wählen. Beim Dritten tragen Sie Bezeichnung, Anschrift, Telefon und den Link zur vertraglichen Beauftragung ein.

Die vier Betriebsmodelle mit ihrer Hinweiszeile. Die Wahl bestimmt, welche Besetzung die Karte darunter verlangt.

Personen benennen

Die Karte Besetzung zeigt oben rechts, ob die Besetzung zum Modell passt, und darunter drei Listen: Zuständige Personen nehmen Meldungen entgegen und führen die Folgemaßnahmen, die Vertretung tritt an ihre Stelle und trägt den vollen Zugang, Unterstützende Personen helfen in einzelnen Vorgängen und sehen nur die Vorgänge, für die die Meldestelle ihnen Zugang gewährt. Klicken Sie auf Zuständige Person benennen, Vertretung benennen oder Unterstützende Person benennen.

Im Fenster wählen Sie den Nutzer und bestätigen die Prüfung auf Interessenkonflikte mit einem Vermerk. Für die zuständige Person und die Vertretung tragen Sie dazu Befugnis erteilt am und Bestellt am ein und bestätigen die unabhängige Stellung und die Fachkunde. Für eine unterstützende Person wählen Sie die Funktion, in der sie die Meldestelle unterstützt, etwa Rechtsberatung oder Fachliche Prüfung; die Funktion begründet, warum sie die Identität der hinweisgebenden Person erfährt. Benennen legt den Eintrag an.

Das Fenster zum Benennen der Vertretung mit Konfliktprüfung, Befugnis, Bestellung und den beiden Bestätigungen; unten der Hinweis auf die Wartezeit.

Fachkundenachweis hinterlegen

In der Zeile jeder zuständigen Person und der Vertretung steht Fachkundenachweis mit dem Stand Nachgewiesen, Nachweis fehlt oder Rechtsstand geändert. Nachweis hinterlegen öffnet das Fenster Fachkundenachweis mit der Angabe Maßgeblicher Rechtsstand, der Liste Bisherige Nachweise und dem Bereich Neuer Nachweis: Art des Nachweises, Datum des Nachweises, Bezeichnung, ein freiwilliger Link zum Nachweis und ein Vermerk. Im Qualifikationsregister bearbeiten führt zum Eintrag der Person im Asset-Register, wo der Nachweis mit ihr bleibt.

Das Fenster Fachkundenachweis: Der Nachweis bezieht sich auf die Fassung des Gesetzes an seinem Datum, darunter die bisherigen Nachweise und das Formular für einen neuen.

Schritt abschließen

Klicken Sie auf Speichern & Weiter. Die Übersicht nennt in der Zeile Betriebsmodell und Meldestelle das Modell und die benannten Personen mit ihren Rollen.

Ergebnis: Die Übersicht der Einrichtung zeigt Anwendbarkeit mit dem festgestellten Ergebnis und Betriebsmodell und Meldestelle mit Besetzung passt und den Namen der zuständigen Person, der Vertretung und der unterstützenden Personen. Nach 24 Stunden sind die Benennungen wirksam, und die Meldestelle sieht auf der Seite Hinweisgeberschutz die Vorgänge.