Eine Meldung, die die Meldestelle am Telefon oder in einer persönlichen Zusammenkunft entgegennimmt, erfassen Sie unter Assistenten → Hinweisgeberschutz mit Meldung manuell erfassen. Kennung und Zugangscode stehen sofort bereit, damit die Person noch im Gespräch ihren Zugang zum Portal erhält. Das Protokoll führen Sie in der Form, die die Einwilligung der Person zulässt, und übergeben es ihr zur Prüfung im Portal.
Meldung erfassen
Erfassung öffnen
Klicken Sie auf der Seite Hinweisgeberschutz auf Meldung manuell erfassen; die Schaltfläche sehen allein Personen der Meldestelle. Die Seite Meldung manuell erfassen reserviert beim Öffnen eine Vorgangskennung und einen Zugangscode.
Zugangsdaten im Gespräch übergeben
Unter Zugangsdaten stehen Vorgangskennung und Zugangscode, jeweils mit Kopieren. Lesen Sie beide der Person vor und haken Sie Zugangsdaten im Gespräch übergeben an. Der Vermerk wandert mit dem Speichern in den Vorgang und ins Protokoll; mit übergebenen Daten bleibt eine abgebrochene Aufnahme in der Vorgangsliste offen, bis sie gespeichert ist.
Aufnahme und Dokumentation eintragen
Unter Aufnahme wählen Sie die Art der Meldung (Telefonat oder Zusammenkunft), den Zeitpunkt des Gesprächs und die Protokollierende Person. Ab diesem Zeitpunkt laufen die Fristen. Unter Dokumentation haken Sie an, ob die Person einer Tonaufzeichnung oder einem Wortprotokoll zugestimmt hat, und wählen die Form der Dokumentation: ohne Einwilligung das Inhaltsprotokoll beim Telefonat oder den Vermerk bei der Zusammenkunft. Schreiben Sie unter Protokoll den Sachverhalt mit Zeitraum, Beteiligten und Belegen, soweit genannt. Gegenstand, beruflicher Zusammenhang und eine E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen sind freiwillig. Meldung erfassen legt den Vorgang an.
Protokoll prüfen lassen
Protokoll zur Prüfung übergeben
Im Vorgang steht im Bereich Kontakt mit der hinweisgebenden Person die Karte Telefonat oder Zusammenkunft mit Form, Zeitpunkt, protokollierender Person, den Erklärungen zur Einwilligung und dem Protokoll in Versionen. Solange es ein Entwurf ist, sieht die Person es nicht. Zur Prüfung übergeben stellt es ihr im Portal bereit, mit einer Frist, bis zu der sie es bestätigen oder eine Berichtigung erbitten kann.
Bestätigung oder Berichtigung verarbeiten
Bestätigt die Person das Protokoll, trägt die Karte Bestätigt, und der Verlauf zeigt einen automatischen Hinweis. Erbittet sie eine Berichtigung, steht ihr Wunsch in der Karte; arbeiten Sie ihn mit Protokoll bearbeiten in eine neue Version ein und übergeben Sie diese erneut. Frühere Versionen bleiben einsehbar. Verstreicht die Frist ohne Antwort, vermerken Sie Gelegenheit verstrichen.
Einwilligung nachträglich erfassen oder widerrufen
Stimmt die Person einer Aufzeichnung später zu, halten Sie das mit Erklärung erfassen fest, mit Datum und Form. Widerruft sie, hält Widerruf vermerken den Widerruf fest; eine Tonaufzeichnung ist dann zu vernichten, die Karte nennt wann und durch wen, und die Meldestelle schreibt das Inhaltsprotokoll neu.
Persönliche Zusammenkunft
Ersuchen um eine Zusammenkunft bearbeiten
Bittet die Person um ein Treffen, im Portal oder auf anderem Weg, steht das Ersuchen in der Karte Persönliche Zusammenkunft; ein Ersuchen auf anderem Weg tragen Sie mit Ersuchen eintragen ein. Termin vorschlagen schickt der Person Zeit und Ort, Zusage vermerken hält die Einigung fest, und nach dem Treffen reicht Protokoll nachreichen das Protokoll der Zusammenkunft nach, das die Person wie beim Telefonat prüft. Die Zusammenkunft findet innerhalb angemessener Zeit statt, mit Einwilligung auch per Videokonferenz.
Ergebnis: Die mündliche Meldung ist ein Vorgang wie jede Meldung aus dem Portal, mit Fristen ab dem Gespräch. Die Person hat ihre Zugangsdaten, liest im Portal das Protokoll und hat es bestätigt oder berichtigen lassen; jede Version und jede Erklärung steht im Vorgang.