In Cenedril richten Sie das Kapitel Regeln, Kompetenz & Umsetzung des KI-Compliance-Assistenten ein, indem Sie die KI-Nutzungsrichtlinie erzeugen und veröffentlichen, in der KI-Kompetenzmatrix je Rollengruppe die erwartete Kompetenz setzen, den Kommunikationsplan mit Zielgruppen und benötigten Unterlagen füllen und die anwendbaren Kontrollen in Aufgaben überführen. Die vier Seiten lesen, was Sie in den früheren Kapiteln erfasst haben: Organisationskontext, KI-Rollen, eingestufte Systeme und Risikobehandlung. Am Ende liegt die Richtlinie in Ihrer Dokumentation, die Schulungen sind zugewiesen, und die Umsetzung steht als Aufgaben im Aufgaben-Board.
Kapitel öffnen
Kapiteleinstieg öffnen
Öffnen Sie die Übersicht des KI-Compliance-Assistenten und klicken Sie auf die Zeile Regeln, Kompetenz & Umsetzung. Der Kapiteleinstieg erklärt, warum Nutzungsregeln, Kompetenz und Umsetzung zusammengehören, und nennt die Seiten des Kapitels. Weiter führt zur ersten Eingabeseite, der KI-Nutzungsrichtlinie; Zurück führt zur Übersicht. Über die Fortschrittsleiste am oberen Rand erreichen Sie jede Seite des Kapitels auch direkt.
KI-Nutzungsrichtlinie erzeugen und veröffentlichen
Verantwortliche Person prüfen
Die Seite KI-Nutzungsrichtlinie zeigt über dem Editor die verantwortliche Person dieser Richtlinie. Sie stammt aus der Zeile KI-Politik der KI-Rollen; solange diese Zeile leer ist, gilt die KI-beauftragte Person. Fehlt die Angabe, führt der Link zu den KI-Rollen dorthin. Erzeugen Sie den Entwurf erst, wenn Organisationskontext, Rollen, Inventar und Einstufung stehen: Was zu diesem Zeitpunkt fehlt, fehlt auch im Text.
Entwurf generieren
Wählen Sie über die Flaggen die Sprache des Dokuments. Solange der Editor der gewählten Sprache leer ist, erscheint Dokument generieren; Cenedril stellt den Text aus dem Organisationskontext, den KI-Rollen und dem KI-Verzeichnis zusammen (Werkzeugnamen, Kapitel je Rolle und Einstufung, Vermerke der verantwortlichen Personen). Danach ersetzt Neu generieren nach Rückfrage den gesamten Text dieser Sprache, eigene Formulierungen eingeschlossen. Beides speichert noch nichts; der Text lebt im Editor, bis die Fußzeile ihn übernimmt.
Text anpassen
Drei Passagen des Entwurfs brauchen fast immer Ihre Hand: die Begriffe der Datenklassifizierung (gleichen Sie „vertraulich“ und „klassifiziert“ mit Ihrer Informationssicherheitsrichtlinie ab), die Freigabe KI-erzeugter Inhalte vor der Veröffentlichung (wer prüft, wie wird gekennzeichnet) und der Verweis auf ein Disziplinarverfahren bei Verstößen. Diese Stellen ändern Sie direkt im Editor. Wo eine Arbeitnehmervertretung besteht, klären Sie deren Beteiligung, bevor die Richtlinie in Kraft tritt.
Jährliche Überprüfung einrichten
Unter Jährliche Überprüfung der KI-Nutzungsrichtlinie legen Sie die wiederkehrende Erinnerung an. Die Empfängerliste ist mit den Personen der Zeile KI-Politik vorbelegt, sonst mit Ihnen selbst. Erinnerung setzen (jährlich) legt den Termin sofort an, unabhängig vom Speichern der Seite.
Freigabevorgang für neue KI-Dienste erzeugen
Der Block Freigabe eines neuen KI-Dienstes unter dem Editor setzt die Regel der Richtlinie um, dass ein neuer Dienst erst nach Freigabe in Betrieb geht. Er führt die Phasen Antrag, Prüfung, Stellungnahmen, Entscheidung und Aufnahme ins Inventar. Klappen Sie jede Phase auf und weisen Sie der Rolle mindestens eine Person zu (Antragstellende Person, KI-beauftragte Person, Datenschutz- und Sicherheitsfunktion, Freigebende Person, IT); Personen aus den KI-Rollen tragen die Marke RACI. Pflichtfelder wie Name des Dienstes, Vorgesehener Zweck, Prüfung auf verbotene Praktiken (Art. 5) und Entscheidung sind fest, die übrigen Felder wählen Sie ab oder zu. Unter Wer darf Tickets erstellen? bleibt Alle (jeder darf Tickets erstellen) gesetzt, damit jede beschäftigte Person einen Dienst beantragen kann. Vorgang erzeugen wird erst frei, wenn jede Rolle besetzt ist; danach zeigt der Block Workflow aktiv und den Link Im Workflow-Admin öffnen.
Richtlinie veröffentlichen
Die Fußzeile ist der Speicherweg dieser Seite. Als Entwurf speichern sichert den Editorinhalt beider Sprachen, ohne etwas zu veröffentlichen. Speichern & Weiter veröffentlicht ihn, legt je Sprache mit Inhalt eine Version unter Richtlinien & Dokumente an und führt zu KI-Kompetenz & Schulung; ein in beiden Sprachen leerer Editor wird abgewiesen. Das Abschlussmerkmal setzen Sie später unter Richtlinien & Dokumente mit Abschließen.
KI-Kompetenzmatrix festlegen
Matrix prüfen
Die Seite KI-Kompetenz & Schulung zeigt die KI-Kompetenzmatrix: Die Zeilen sind die Rollengruppen Alle Beschäftigten, KI-Beauftragte:r, Menschliche Aufsicht, AIMS-Betrieb, KI-Kompetenz und Risiko & Folgenabschätzung, die Spalten die sechs KI-Kompetenzen von KI-Grundkompetenz bis Folgenabschätzung durchführen. Die Personen unter den Rollengruppen stammen aus den KI-Rollen; wer fehlt, wird dort ergänzt. Der Zusatz (ohne Benutzerkonto) hinter einem Namen sagt, dass diese Person die Schulungen in Cenedril nicht erhalten kann. Der Zeiger auf einer Spaltenüberschrift zeigt, was die Kompetenz umfasst.
Zuordnung anpassen
Beim ersten Aufruf steht ein Vorschlag in der Tabelle. Ein Klick auf eine Zelle setzt oder entfernt eine Zuordnung. Zellen in blasser Farbe stammen aus der Zeile Alle Beschäftigten und lassen sich in der Rollenzeile nicht abwählen (Hinweis Über „Alle Beschäftigten“ zugewiesen). Wollen Sie eine Kompetenz auf bestimmte Rollen begrenzen, nehmen Sie sie zuerst aus der Grundlinie heraus und setzen danach die einzelnen Rollen. Im Zweifel setzen Sie das Häkchen: Eine zu breite Zuordnung lässt sich beim nächsten Durchgang zurücknehmen, eine Lücke fällt im Audit auf.
Kompetenzüberprüfung planen und Matrix veröffentlichen
Unter Jährliche Kompetenzüberprüfung setzen Sie die wiederkehrende Erinnerung; vorbelegt sind die Personen der Zeile KI-Kompetenz. Als Entwurf speichern hält die Häkchen fest, ohne etwas auszulösen. Speichern & Weiter veröffentlicht die Matrix, weist die Schulungen zu und führt zur Kommunikation: KI-Grundlagen & sichere Nutzung geht an jedes Benutzerkonto der Organisation, KI-Betrieb & menschliche Aufsicht an die Personen der Zeilen Menschliche Aufsicht und AIMS-Betrieb und, sobald die Organisation ein Hochrisiko-System als Anbieter führt, Anbieterpflichten für Hochrisiko-KI an KI-Beauftragte:r und AIMS-Betrieb. Die Zuweisung folgt dem veröffentlichten Rollenstand; trägt die Rollenseite noch einen Entwurf, sagt ein Hinweis über der Matrix das.
Kommunikationsplan festlegen
Vorgabezeilen durchgehen
Die Seite Kommunikation ist mit 13 Vorgabezeilen gefüllt. Sie decken die interne Kommunikation ab (KI-Politik, Nutzungsregeln, jährliche KI-Kompetenz, Bericht an die Leitung, Änderungen an einem System, Unterrichtung nach einem Vorfall) und die Pflichten der KI-Verordnung nach außen (Transparenzhinweis, Unterrichtung der Beschäftigten vor Inbetriebnahme, Vorfallmeldung, Behördenanfrage, Lieferkette, zurückgehaltene oder ausgesetzte Systeme, Nutzungsgrenzen für Kunden). Zeilen, die nur für Organisationen gelten, die KI-Systeme selbst in Verkehr bringen, entfernen Sie über das Papierkorb-Symbol Entfernen; eine gelöschte Vorgabezeile kommt nach dem Speichern nicht zurück. Eigene Ereignisse ergänzen Sie mit Kommunikationsereignis hinzufügen.
Zeile ausfüllen
Je Zeile setzen Sie Häufigkeit und Kanal / Methode, wählen unter Zielgruppe über Zielgruppe hinzufügen die interessierten Parteien aus dem Organisationskontext (das Freitextfeld darunter bleibt als Ergänzung), bestimmen unter Benötigte Unterlagen über Unterlage hinzufügen, welche Dokumentation diese Zielgruppe braucht (Andere öffnet ein Freitextfeld), und wählen die Verantwortliche Person aus dem Personenbestand des Asset-Registers. Das Feld Inhalt / Kernbotschaften wandert wörtlich in den erzeugten Kommunikationsplan; ergänzen Sie dort Systemnamen und die Stelle für Rückfragen. Zwei gelbe Hinweise unter den Zeilen nennen erfasste Parteien ohne Zeile oder ohne Unterlage; sie sperren nichts.
Erinnerungen setzen
Sichern Sie die Zeilen zuerst mit Als Entwurf speichern und öffnen Sie danach je Zeile Erinnerung setzen. Der Termin wird sofort angelegt; die Wiederholung übernimmt die Häufigkeit der Zeile, Zeilen mit Bei Auftreten oder Sonstige bekommen einen einmaligen Termin. Vorbelegt ist die verantwortliche Person der Zeile, sofern ihr Eintrag mit einem Benutzerkonto verknüpft ist. Unter Jährliche Überprüfung des Kommunikationsplans am Seitenende setzen Sie zusätzlich den Termin für die Pflege des Plans als Ganzes; vorbelegt ist dort die KI-beauftragte Person.
Plan veröffentlichen
Speichern & Weiter prüft die Pflichtangaben (je Zeile Thema, Zielgruppe, Häufigkeit und Kanal), veröffentlicht den Plan und führt zu Kontrollen umsetzen. Eine leer hinzugefügte Zeile blockiert die Veröffentlichung; löschen Sie sie in dem Fall. Das Dokument KI-Kommunikationsplan erzeugen Sie später unter Richtlinien & Dokumente und geben es dort frei.
Kontrollen umsetzen
Liste der Kontrollen prüfen
Die Seite KI-Kontrollen umsetzen listet die anwendbaren KI-Kontrollen in den Themen Organisation, System und Information, dahinter die Karte Zusätzliche EU-AI-Act-Pflichten. Welche Kontrollen erscheinen, entscheidet die Risikobehandlung: Eine Kontrolle steht hier, sobald mindestens ein KI-System sie trägt und sie dort ohne Ausschluss geblieben ist. Jede Karte nennt unter Betrifft die Systeme und unter Deckt zugleich EU-AI-Act die Pflichten der Verordnung, die sich mit ihr decken. Bleibt die Liste leer, fehlt die Auswahl in der Risikobehandlung.
Gruppe öffnen und Kriterien abhaken
Klappen Sie eine Kontrolle auf. Darin stehen Gruppen mit einer Nummer der Form A.x.y, die Steuerungsmaßnahmen aus Anhang A der ISO/IEC 42001; rechts im Gruppenkopf zeigen eine Punktreihe und eine Statusmarke (Offen, In Arbeit, Erledigt) den Stand. In der aufgeklappten Gruppe steht jedes Kriterium als Handlungssatz mit einem Häkchen und der Umsetzungshilfe (Anleitung, Teilaufgaben, Rollen, Aufwand). Viele Kriterien tragen ein Verknüpfungs-Abzeichen Wird erfüllt über …, das auf die Stelle in Cenedril verweist, an der das Kriterium entsteht; der Haken setzt sich dort von selbst, sobald alle Systeme versorgt sind. Jeder Haken, jeder Klick auf ein Abzeichen und jede Abwahl wird sofort als Entwurf gespeichert.
Nicht anwendbare Kontrollpunkte abwählen
Über Kontrollpunkt nicht anwendbar nehmen Sie ein Kriterium aus Zählstand, Punktreihe und Aufgabe heraus. Darunter erscheint der Block Ausschlussgrund mit einer Auswahl (etwa Betrifft eine Rolle, die die Organisation nicht innehat) und einem Textfeld. Ohne gewählten Grund bleibt der Ausschluss in einer Prüfung unbelegt; gesperrt wird nichts. Kriterien mit dem Verweis In der Risikobehandlung abgewählt nehmen Sie nur dort wieder auf. Die Karte Zusätzliche EU-AI-Act-Pflichten kennt keine Abwahl; dort ergibt sich die Einschlägigkeit aus der Einstufung.
Aufgabe für eine Gruppe erstellen
Solange eine Gruppe keine Aufgabe hat, zeigt sie unter dem Gruppenkopf das Feld Für die Umsetzung verantwortliche Person, die Auswahl Priorität (Normal, Hoch, Sehr hoch) und den Knopf Aufgabe für diese Kontrolle erstellen. Setzen Sie Person und Priorität vor dem Klick: Beides wird in dem Moment übernommen, in dem die Aufgabe entsteht, und lässt sich danach nur in der Aufgabe selbst ändern. Die Person braucht ein Benutzerkonto, sonst geht die Aufgabe an Sie selbst. Die Aufgabe trägt Kontrolle und Gruppe im Titel, die Kriterien als Checkliste und die Umsetzungshilfe je Prüfpunkt. Anschließend zeigt die Gruppe nur noch Verantwortlich, Aufgabe erstellt am und Priorität, und die Häkchen hier und in der Aufgabe laufen synchron.
Umsetzung veröffentlichen
Zurück führt ohne Speichern zur Kommunikation. Als Entwurf speichern sichert alle Haken, Abzeichen und Abwahlen auf einen Schlag. Speichern & Weiter veröffentlicht den Stand und führt zur KI-Übersicht, von der aus das Kapitel Bewertung & Verbesserung beginnt.
Ergebnis: Die KI-Nutzungsrichtlinie liegt als Version unter Richtlinien & Dokumente, der Freigabevorgang für neue KI-Dienste ist aktiv, die Kompetenzmatrix ist veröffentlicht und die Schulungen sind den Benutzerkonten zugewiesen. Der Kommunikationsplan trägt je Zeile Zielgruppe, Unterlagen und verantwortliche Person, und jede Kontrollgruppe mit Aufgabe steht im Aufgaben-Board mit Checkliste, verantwortlicher Person und Status. Die KI-Übersicht zählt die abgehakten Kriterien als Geplante Maßnahmen.