Muss das Portal anonyme Meldungen annehmen?

In Deutschland besteht keine Pflicht, anonyme Meldungen anzunehmen (§ 16 Abs. 1 Satz 5 HinSchG); Pflicht ist die vertrauliche Behandlung der Identität. Cenedril empfiehlt die anonyme Annahme und setzt sie als Vorgabe. Wer sie abwählt, gibt einen Grund an, und das Meldeformular verlangt dann die E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen.

Warum lässt sich der Schalter nicht einschalten?

Ohne benannte Person der Meldestelle lässt sich der Kanal nicht einschalten; die Karte nennt dann den Grund und führt mit „Zur Benennung“ zu Schritt 2. Wartet die erste Benennung noch auf ihre Wirksamkeit, können Sie den Schalter trotzdem umlegen: Das Portal geht dann von selbst live, sobald die Benennung wirksam ist.

Was passiert mit laufenden Vorgängen, wenn ich den Kanal abschalte?

Laufende Vorgänge bleiben erreichbar (§ 7 Abs. 2 HinSchG): Hinweisgebende Personen öffnen ihren Vorgang weiter mit Kennung und Zugangscode, nur neue Meldungen nimmt das Portal nicht mehr an. Sind Vorgänge offen, wird die Abschaltung angekündigt und wirkt nach 24 Stunden; bis dahin lässt sie sich mit „Abschaltung zurücknehmen“ widerrufen.

Brauchen hinweisgebende Personen ein Konto?

Nein. Das Portal ist unter der Portaladresse ohne Konto erreichbar. Nach dem Absenden erhält die Person eine Vorgangskennung und einen Zugangscode, mit denen sie ihren Vorgang später wieder öffnet.

Meldekanal und Portal freischalten

Wie hinweisgebende Personen die Meldestelle erreichen, legen Sie im Schritt Kanäle der Einrichtung fest: Formen der Meldung, anonyme Abgabe, Nutzerkreis und die Meldegegenstände im Formular. Im Schritt Freischaltung und Umsetzung schalten Sie das öffentliche Meldeportal ein und kopieren seine Adresse für Intranet, Aushang und Verfahrensinformation. Die Angaben steuern zugleich das Meldeformular und die Texte der Richtlinie.

Kanäle festlegen

Schritt Kanäle öffnen

Öffnen Sie unter Assistenten → Hinweisgeberschutz die Einrichtung und klicken Sie in der Zeile Kanäle auf den Stift, oder gelangen Sie aus Schritt 2 mit Speichern & Weiter dorthin.

Formen der Meldung wählen

Unter Formen der Meldung ist Textform über das Portal immer gesetzt: das Meldeformular ohne Konto, mit Rückweg über Kennung und Zugangscode. Setzen Sie zusätzlich Mündlich über Telefon, tragen Sie die Rufnummer ein und haken Sie die Wochentage der Sprechzeiten mit Zeit von und bis an. Persönliche Zusammenkunft auf Ersuchen bietet ein Treffen innerhalb angemessener Zeit an, auch als Videokonferenz; der Hinweis für die hinweisgebende Person sagt, wo es stattfindet.

Die Formen der Meldung: Textform über das Portal ist fest, Telefon und persönliche Zusammenkunft kommen hinzu, jeweils mit den Angaben, die das Portal der hinweisgebenden Person nennt.

Anonyme Abgabe festlegen

Unter Anonyme Abgabe ist Anonyme Meldungen entgegennehmen vorgewählt: kein Namensfeld, E-Mail-Adresse freiwillig, neutraler Absender im Verlauf. Wählen Sie die anonyme Annahme ab, verlangt Cenedril einen Grund, und das Meldeformular fordert die E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen als Pflichtfeld.

Nutzerkreis bestimmen

Unter Nutzerkreis gehören Beschäftigte und Überlassene Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer immer dazu. Unter Zusätzlich zugelassen öffnen Sie den Kanal für weitere Personen mit beruflichem Kontakt, etwa Selbstständige, Ehemals Beschäftigte oder Personen im Einstellungsverfahren und in vorvertraglichen Verhandlungen. Die Verfahrensinformation nennt den gewählten Kreis.

Meldegegenstände im Formular festlegen

Unter Meldegegenstände im Meldeformular bietet Alle Gegenstände des Anwendungsbereichs anbieten den vollständigen Katalog an. Auswahl für diese Organisation schränkt die Optionen ein; empfohlene Gegenstände folgen der Branche aus dem Organisationsprofil und tragen das Abzeichen Empfohlen. Hinweisgebende Personen können einen Verstoß trotzdem immer frei beschreiben.

Speichern

Klicken Sie auf Speichern & Weiter. Die Übersicht nennt in der Zeile Kanäle die Formen, die anonyme Abgabe und die Zahl der zusätzlichen Gruppen.

Portal einschalten

Schritt Freischaltung öffnen

Öffnen Sie in der Übersicht der Einrichtung den Schritt Freischaltung und Umsetzung. Die Karte Öffentliches Portal trägt den Schalter Öffentlichen Meldekanal freischalten.

Kanal freischalten

Legen Sie den Schalter um. Der Kanal wirkt sofort und nimmt Meldungen unter der Adresse Ihrer Organisation an. Darunter erscheint die Portaladresse mit der Schaltfläche Kopieren. Diese Adresse gehört in die Verfahrensinformation, ins Intranet und an den Aushang.

Das eingeschaltete Portal mit Portaladresse und „Kopieren“. Abgeschaltet bleiben laufende Vorgänge erreichbar.

Portaladresse bekanntmachen

Adresse verteilen

Kopieren Sie die Portaladresse und machen Sie sie dort bekannt, wo Beschäftigte und die übrigen zugelassenen Personen sie finden: Intranet, Aushang, Stellenausschreibung. Das Arbeitspaket Meldekanal bekannt machen in der Karte Umsetzung desselben Schritts hält fest, was dafür zu tun bleibt.

Adresse in Cenedril finden

Die Adresse steht auch außerhalb der Einrichtung: auf der Seite Hinweisgeberschutz mit Portal öffnen und unter Meldewege im Abschnitt Hinweisgeberschutz als Leiste Öffentliches Hinweisgeber-Meldeportal mit Kopieren und Portal öffnen. Dort sehen alle Personen Ihrer Organisation, wie sie die Meldestelle erreichen.

Die Leiste des Meldeportals auf der Dokumentationsseite, mit Zustand, Adresse, „Kopieren“ und „Portal öffnen“.

Kanal abschalten

Abschaltung mit Grund

Legen Sie den Schalter zurück. Das Fenster Kanal abschalten verlangt einen Grund der Abschaltung; er steht im Protokoll, und die benannten Personen werden benachrichtigt. Bestätigen Sie mit Abschalten.

Das Fenster zum Abschalten: Bei offenen Vorgängen wird die Abschaltung angekündigt und wirkt nach 24 Stunden.

Ergebnis: Die Übersicht der Einrichtung zeigt in der Zeile Freischaltung und Umsetzung den grünen Punkt mit Das Portal nimmt Meldungen an. und Portal öffnen. Hinweisgebende Personen erreichen das Meldeformular unter der Portaladresse ohne Konto, auf den Wegen und mit den Gegenständen, die Sie festgelegt haben.