Zugriff und Notzugang · Cenedril Handbuch

In Cenedril sehen allein die benannten Personen der Meldestelle Meldungen und Vorgänge; kein Rollenschlüssel öffnet den Bereich, auch die Inhaberrolle und die Administration nicht. Für einzelne Vorgänge zieht die Meldestelle unterstützende Personen befristet hinzu. Fällt die Meldestelle aus, lösen Inhaber oder Administration unter Team → Zugriffskontrolle einen Notzugang aus, der nach 24 Stunden wirkt und vollständig protokolliert wird.

Überblick in der Zugriffskontrolle

Karte Hinweisgeberschutz öffnen

Öffnen Sie Team und wechseln Sie auf den Reiter Zugriffskontrolle. Die Karte Hinweisgeberschutz steht dort in jeder Abo-Stufe. Unter Meldestelle stehen die benannten Personen mit Zugang zu Meldungen, mit Rolle und Beginn; Zur Benennung führt in Schritt 2 der Einrichtung. Unter Notzugänge steht jede Auslösung dauerhaft mit Anlass, Fachkunde, Zeitpunkt und Zustand (Wartet, Aktiv, Widerrufen, Abgelaufen); die Zahl daneben nennt die offenen.

Die Karte Hinweisgeberschutz in der Zugriffskontrolle: die benannte Meldestelle und alle bisherigen Notzugänge.

Sicht außerhalb der Meldestelle kennen

Wer nicht zur Meldestelle gehört, sieht unter Assistenten → Hinweisgeberschutz die Karten Meldestelle mit den benannten Personen und Meldung abgeben mit dem Zustand des Portals, der anonymen Abgabe, der Rufnummer mit Sprechzeiten und der Zusammenkunft. Ein Hinweis sagt, dass Vorgänge allein die Meldestelle sieht; Inhaber und Administration lesen dort zusätzlich den Weg zum Notzugang. Die Einrichtung ist für sie gesperrt, sobald die Meldestelle besetzt ist, und zeigt Die Meldestelle ist besetzt mit den Namen und Zum Notzugang in der Zugriffskontrolle.

Die Seite Hinweisgeberschutz außerhalb der Meldestelle: wer benannt ist, wie eine Meldung abgegeben wird, und der Hinweis zu Vorgängen und Notzugang.

Notzugang auslösen

Anlass festhalten

Klicken Sie in der Karte Hinweisgeberschutz auf Notzugang auslösen. Im Fenster wählen Sie den Anlassgrund: Ausfall der Meldestelle, Unbesetzte Benennung oder Untätigkeit bei laufender gesetzlicher Frist. Tragen Sie die Begründung und den Vermerk zur Fachkunde ein; beides bleibt im Protokoll. Das Fenster nennt die Folgen, bevor Sie mit Auslösen bestätigen.

Das Fenster Notzugang auslösen: Anlassgrund, Begründung und Fachkunde sind Pflicht, darunter die Folgen der Auslösung.

Notzugang verlängern oder beenden

Solange der Notzugang wartet oder aktiv ist, steht er mit wirksam ab … oder bis … in der Liste. Verlängern verlangt einen neuen Grund und 1 bis 30 Tage, benachrichtigt die Meldestelle erneut und wirkt ebenfalls nach 24 Stunden. Widerrufen beendet den Notzugang sofort; laufende Vorgänge gehen an eine Person der Meldestelle.

Eine Person für einen Vorgang hinzuziehen

Zugang im Vorgang gewähren

Öffnen Sie als Person der Meldestelle den Vorgang. Die Karte Zuständigkeit und Zugang nennt die Zuständige Person, Ihr Zugang und unter Gewährter Zugang alle Personen außerhalb der Meldestelle mit Zugang zu diesem Vorgang. Klicken Sie auf Zugang gewähren, wählen Sie eine Person der Unterstützungsliste, tragen Sie Grund und Ende ein und bestätigen Sie mit Gewähren.

Die Karte Zuständigkeit und Zugang eines Vorgangs mit der zuständigen Person, dem eigenen Zugang und einer befristeten Gewährung.

Sicht der hinzugezogenen Person

Die hinzugezogene Person sieht auf der Seite Hinweisgeberschutz allein die gewährten Vorgänge und den Hinweis Sie sehen allein die Vorgänge, für die Ihnen die Meldestelle Zugang gewährt hat, längstens bis …. Solange die Wartezeit läuft, nennt die Seite, wann der Zugang wirksam wird und wann er endet.

Ergebnis: Die Meldestelle arbeitet allein in ihren Vorgängen, zieht Personen gezielt und befristet hinzu, und jeder Zugriff außerhalb der Benennung ist begründet, angekündigt und im Protokoll nachvollziehbar.

Häufige Fragen

Warum sieht die Administration keine Meldungen?

Das Hinweisgeberschutzgesetz verlangt, dass allein die für die Meldungen zuständigen Personen die Identität der hinweisgebenden Person kennen (§ 8 Abs. 1 HinSchG). Deshalb öffnet in Cenedril kein Rollenschlüssel den Bereich der Meldestelle, auch die Inhaberrolle und die Administration nicht. Wer Vorgänge sehen muss, wird benannt oder erhält einen protokollierten Zugang.

Wann ist ein Notzugang zulässig?

Wenn die Meldestelle nicht handlungsfähig ist: bei Ausfall der Meldestelle, bei unbesetzter Benennung oder bei Untätigkeit, während eine gesetzliche Frist läuft. Der Anlassgrund, eine Begründung und ein Vermerk zur Fachkunde sind Pflicht und bleiben im Protokoll.

Kann die Meldestelle einen Notzugang verhindern?

Die benannten Personen werden bei der Auslösung sofort benachrichtigt und können den Notzugang während der 24 Stunden Wartezeit und auch danach jederzeit widerrufen. Der Widerruf wirkt sofort.

Was darf eine hinzugezogene Person im Vorgang?

Sie sieht diesen einen Vorgang ganz, ab 24 Stunden nach der Gewährung bis zum gewählten Ende. Rückmeldung und Abschluss bleiben der Meldestelle vorbehalten. In ihrer Vorgangsliste steht der Hinweis, dass sie allein die gewährten Vorgänge sieht.

Sieht eine betreuende Kanzlei über das Portfolio die Meldungen?

Nur, wenn beides zutrifft: Die Organisation gibt den Hinweisgeberschutz in der Portfolio-Zugriffskontrolle für die Kanzlei frei, und die Person der Kanzlei ist als Person der Meldestelle benannt. Die Freigabe allein öffnet keine Vorgänge.