Richtlinie und Verfahrensordnung

Die Richtlinie zum Hinweisgeberschutz und die Verfahrensordnung der Meldestelle entstehen im Schritt Dokumente der Einrichtung aus den Angaben der Schritte 1 bis 3. Die Richtlinie informiert hinweisgebende Personen, erscheint im Meldeportal und gilt mit der Unterschrift der Leitung. Die Verfahrensordnung regelt die Arbeit der Meldestelle und gilt, sobald sie unter Dokumentation → Richtlinien und Verfahren freigegeben ist.

Dokumente erzeugen

Schritt Dokumente öffnen

Öffnen Sie in der Übersicht der Einrichtung den Schritt Dokumente. Oben wählen Sie über die Flaggen die Sprache, in der Sie arbeiten. Darunter stehen zwei Karten, jede mit einem Satz zu ihrem Zweck: Richtlinie zum Hinweisgeberschutz und Verfahrensordnung der Meldestelle.

Text erzeugen und prüfen

Klappen Sie eine Karte auf und klicken Sie auf Dokument generieren. Cenedril erzeugt den Text aus Land, Beschäftigungsgeber, Betriebsmodell, Besetzung, Kanälen und Nutzerkreis, samt der externen Meldestellen des Landes. Lesen Sie den Text und passen Sie ihn im Editor an, wo Ihre Organisation etwas genauer sagen möchte. Entwurf speichern sichert den Stand in der Einrichtung.

Verfahrensordnung abschließen und freigeben

Klicken Sie in der Karte Verfahrensordnung der Meldestelle auf Abschließen. Die Version erscheint unter Dokumentation → Richtlinien und Verfahren im Bereich Hinweisgeberschutz und wartet dort auf die Freigabe. Mit der Freigabe durch die Leitung erhält die Meldestelle die Befugnisse, die die Verfahrensordnung beschreibt.

Richtlinie zur Unterzeichnung senden

Klicken Sie in der Karte Richtlinie zum Hinweisgeberschutz auf Abschließen. Jede Sprachversion mit Text ist danach bereit zur Unterzeichnung. Im Bereich Unterzeichnung der Richtlinie durch die Leitung tragen Sie Name, Rolle und E-Mail-Adresse der unterzeichnenden Person ein und klicken auf Zur Unterzeichnung senden. Die Person erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Link, bestätigt ihre Identität per Code und unterschreibt im Browser. Für die andere Sprache wechseln Sie mit Zur englischen Version wechseln oder Zur deutschen Version wechseln und senden eine eigene Anfrage.

Die Karte der Richtlinie nach der Unterschrift: je Sprachversion, wann und von wem sie unterzeichnet wurde.

Freigegebene Dokumente finden

Unterzeichnete Richtlinie ansehen

Nach der Unterschrift steht die Richtlinie unter Dokumentation → Richtlinien und Verfahren mit dem Status Genehmigt und der Vertraulichkeit PUBLIC – Öffentlich. Unter dem Text zeigt die Dokumentseite den Block Unterzeichnet von mit Unterschrift und Siegel, Name, Rolle, Datum und dem Prüfwert der Version, darunter die eIDAS-Verifizierung und das Prüfprotokoll der Signatur. Dasselbe Siegel zeigt das Meldeportal unter der Richtlinie.

Die Unterschrift der Leitung unter der Richtlinie, mit Siegel, Datum und Prüfwert der Version.

Verfahrensordnung freigeben und erneut freigeben

Öffnen Sie die Verfahrensordnung unter Dokumentation → Richtlinien und Verfahren und geben Sie sie frei. Die Kopfzeile nennt Genehmigt am, Gültig bis und Aufbewahrung bis. Vor dem Ende der Geltung bestätigen Sie mit Erneut freigeben, dass dieselbe Fassung weiter gilt; eine geänderte Fassung braucht dagegen eine neue Version aus Schritt 4.

Die freigegebene Verfahrensordnung mit ihrer Geltung. „Erneut freigeben“ verlängert dieselbe Fassung.

Unterschrift verlängern

Verlängerung anfordern

Die Unterschrift der Leitung gibt der Richtlinie eine Geltung, in der Regel ein Jahr. Der Bereich Unterzeichnung der Richtlinie durch die Leitung nennt je Sprachversion, bis wann sie gilt, und weist 30 Tage vor dem Ende darauf hin; dazu erinnert Cenedril mit einer Benachrichtigung. Klicken Sie auf Verlängerung anfordern. Die Anfrage geht an die Person, die unterschrieben hat. Auf ihrer Seite wählt sie Bestehende Unterschrift verlängern, bestätigt ihre Identität per Code und verlängert die Unterschrift ab heute. Text, Version und Unterschrift bleiben dieselben, eine handschriftliche Unterschrift sieht also jedes Jahr gleich aus. Mit Neu unterschreiben kann die Person stattdessen noch einmal unterschreiben.

Neue Unterschrift anfordern

Wechselt die Leitung, etwa in der Geschäftsführung, und der Text bleibt gleich, klicken Sie auf Neue Unterschrift anfordern. Tragen Sie Name, Rolle und E-Mail-Adresse der neuen Person ein und klicken Sie auf Zur Unterzeichnung senden. Mit ihrer Unterschrift entsteht eine neue Version, die die bisherige ablöst.

Nach Änderungen an der Einrichtung

Veralteten Text erkennen und neu erzeugen

Ändern Sie nach der Freigabe eine Angabe, die im Text steht, etwa die Rufnummer oder das Betriebsmodell, erscheint über der Karte in Schritt 4 der Hinweis Die Einrichtung hat sich geändert, seit dieser Text erzeugt wurde. mit den betroffenen Angaben. Klicken Sie auf Neu generieren und bestätigen Sie Ja, neu generieren; danach schließen Sie den Text ab, und er geht erneut zur Freigabe oder zur Unterschrift.

Ergebnis: In der Übersicht der Einrichtung steht in der Zeile Dokumente „Richtlinie zum Hinweisgeberschutz: Unterzeichnet · Verfahrensordnung der Meldestelle: Genehmigt“. Die Richtlinie steht im Meldeportal, die Verfahrensordnung als freigegebenes internes Dokument bei den Dokumenten.

Häufige Fragen

Worin unterscheiden sich Richtlinie und Verfahrensordnung?

Die Richtlinie richtet sich an hinweisgebende Personen: wer melden kann, auf welchen Wegen, wie die Meldestelle vorgeht und welche externen Meldestellen offenstehen. Sie ist öffentlich, steht im Meldeportal und gilt mit der Unterschrift der Leitung. Die Verfahrensordnung regelt die Arbeit der Meldestelle, hält die Feststellung der Pflicht und die benannten Personen fest und gibt der Meldestelle mit ihrer Freigabe die Befugnisse, die sie beschreibt. Sie bleibt intern.

Warum nennt die Richtlinie keine Namen der Meldestelle?

Damit sie bei einem Wechsel in der Meldestelle gültig bleibt. Hinweisgebende Personen erreichen die Meldestelle über das Portal, die Rufnummer und die Zusammenkunft; wer die Meldestelle besetzt, hält die Verfahrensordnung fest.

Was passiert, wenn ich die Einrichtung nach der Freigabe ändere?

Über der betroffenen Karte in Schritt 4 erscheint der Hinweis „Die Einrichtung hat sich geändert, seit dieser Text erzeugt wurde.“ mit den geänderten Angaben, etwa der Erreichbarkeit. „Neu generieren“ erzeugt den Text aus dem heutigen Stand. Die Verfahrensordnung geht danach erneut zur Freigabe, die Richtlinie erneut zur Unterschrift; eine offene Anfrage zur Unterzeichnung zieht Cenedril zurück, sobald ein geänderter Text abgeschlossen wird.

Wird jede Sprachversion einzeln unterschrieben?

Ja. Deutsche und englische Richtlinie sind zwei Dokumente. Jede Sprachversion geht mit einer eigenen Anfrage zur Unterzeichnung, damit die unterzeichnende Person genau den Text unterschreibt, den sie gelesen hat.

Muss die Leitung die Richtlinie jedes Jahr neu unterschreiben?

Nein. Vor dem Ende der Geltung fordern Sie in Schritt 4 die Verlängerung an. Die Person, die unterschrieben hat, verlängert ihre bestehende Unterschrift; Text, Version und Unterschrift bleiben dieselben. Neu unterschrieben wird nur bei geändertem Text oder wenn eine andere Person unterzeichnen soll.