Im KI-Compliance-Assistenten legen Sie den Rahmen des KI-Managementsystems im Kapitel Kontext & Geltungsbereich fest: Sie bestätigen das mit dem ISMS geteilte Organisationsprofil, wählen äußere und innere Themen sowie interessierte Parteien aus, beantworten die Profilfragen und entscheiden, welche Gesellschaften, Standorte und Abteilungen das KI-Managementsystem umfasst. Aus diesen Eingaben erzeugt Cenedril die AIMS-Geltungsbereichserklärung, die als Version unter Dokumentation zur Freigabe liegt. Die Antwort auf die Frage nach eigener KI-Entwicklung entscheidet dabei, ob Ihre Organisation auch als Anbieter geführt wird.
Kapitel öffnen
KI-Compliance-Assistent öffnen
Öffnen Sie in der Seitenleiste Assistenten und wählen Sie die Karte Künstliche Intelligenz. Die Übersicht KI-Compliance-Assistent (AIMS) zeigt die Kapitel des Assistenten als Liste, jeweils mit einem Ring für den Veröffentlichungsstand. Ein Klick auf die Zeile Kontext & Geltungsbereich öffnet die erste Seite des Kapitels; der Stift am Zeilenende führt ebenfalls hinein.
Einführung lesen
Die Seite Einführung in den KI-Compliance-Assistenten stellt den Rechtsrahmen vor (die KI-Verordnung und ISO/IEC 42001) und listet unter Zeitliche Geltung der KI-Verordnung die sechs Stufen nach Artikel 113, von den verbotenen Praktiken bis zu den Hochrisiko-Systemen als Sicherheitsbauteil. Die Seite speichert nichts. Die Fortschrittsleiste oben nennt die vier Seiten des Kapitels: Einführung, Organisationsprofil, Organisationskontext und Geltungsbereich. Mit Weiter gelangen Sie zum Organisationsprofil, Zur Übersicht führt zurück zur Kapitelliste.
Organisationsprofil bestätigen
Grundinformationen prüfen
Die Seite Organisationsprofil beginnt mit der Karte Grundinformationen. Beantworten Sie die Frage Ist Ihre Organisation Teil eines Konzerns (Unternehmensverbund)? mit Ja oder Nein; bei Ja folgt die Frage, ob Ihre Gesellschaft die Muttergesellschaft ist. Tragen Sie Firmenname, Rechtsform und Anzahl Mitarbeitende ein. Kontaktanschrift der Organisation und Erreichbarkeit (E-Mail oder Telefon) sind freiwillig; sie stehen später in der Gebrauchsanweisung jedes Systems, das Sie als Anbieter bereitstellen.
Beim Feld Niederlassungsland Ihrer Gesellschaft schlägt Cenedril das Land des ersten Standorts vor und kennzeichnet den Vorschlag. Einen Bestätigen-Knopf gibt es dafür nicht: Mit dem nächsten Speichern wird der Vorschlag zur eigenen Angabe. Prüfen Sie ihn deshalb vor dem Speichern.
Wählen Sie unter Jahresumsatz und Bilanzsumme je ein Band. Aus Beschäftigtenzahl und einer der beiden Kennzahlen leitet Cenedril die Zeile Abgeleitete Größenklasse: ab; die Klasse wird nirgends erfasst, jede Seite rechnet sie neu. An ihr hängen die Erleichterungen der KI-Verordnung; Geltungsbereichserklärung und KI-Politik nennen sie.
Vision, Standorte und Abteilungen vervollständigen
Unter Vision & Zweck der Organisation beschreiben Sie in wenigen Sätzen, wofür Ihre Organisation steht; der Text erscheint später als Hinweis über den KI-Zielen. In der Karte Büros & Standorte legen Sie über Standort hinzufügen jeden Standort mit Standortname und Land an. In der Karte Abteilungen setzen Sie Häkchen bei den vorhandenen Abteilungen und ergänzen fehlende unter Weitere / eigene Abteilungen.
Tragen Sie im Zweifel ein: Gesellschaften, Standorte und Abteilungen bilden auf der Seite Geltungsbereich die Auswahllisten, und was hier fehlt, steht dort nicht zur Wahl. Ein Standort, den Sie später bewusst abwählen, schadet an keiner Stelle.
Profil speichern
Die Fußzeile bietet zwei Wege. Als Entwurf speichern sichert alles ohne Prüfung. Speichern & Weiter prüft die Pflichtfelder (Firmenname, bei einer Tochtergesellschaft der Name der Muttergesellschaft, bei benanntem Bevollmächtigten dessen Name, Anschrift und Land), veröffentlicht das Profil und öffnet den Organisationskontext. Das Banner über den Handlungsempfehlungen sagt, ob der angezeigte Stand veröffentlicht, ein Entwurf oder noch ungespeichert ist. Sind beide Schaltflächen dauerhaft ausgegraut, fehlt die Berechtigung für diese Seite.
Organisationskontext erfassen
Äußere und innere Themen auswählen
Die Seite Organisationskontext zeigt unter Äußere Themen und Innere Themen je ein Akkordeon mit Kategorien. Klappen Sie eine Kategorie auf und setzen Sie ein Häkchen bei jedem Thema, das auf Ihren KI-Einsatz zutrifft. Ein Thema ist eine Gegebenheit: „Abhängigkeit von Modell- und Tool-Anbietern“ trifft zu, sobald Sie das Modell eines Anbieters nutzen, unabhängig davon, ob daraus je ein Problem entsteht.
Sobald ein Thema ausgewählt ist, erscheint darunter das Feld Ergänzende Notiz (optional). Ein bis zwei Stichworte genügen; sie tauchen in der Geltungsbereichserklärung in Klammern hinter dem Thema wieder auf. Was in keiner Kategorie vorkommt, ergänzen Sie über Eigenes Thema hinzufügen. Unter den Listen zählt Cenedril die ausgewählten Themen mit.
Interessierte Parteien bestimmen
Im Abschnitt Interessierte Parteien setzen Sie Häkchen bei den Personen, Gruppen und Stellen, die ein berechtigtes Interesse an Ihrem KI-Einsatz haben oder davon betroffen sind. Wer im Raster fehlt, kommt unter Eigene interessierte Parteien über das Eingabefeld und Hinzufügen dazu, etwa ein bestimmter Kundenkreis.
Bei den inneren Themen und den Parteien lohnt sich eine gemeinsame Runde mit den Fachbereichen, die KI bereits nutzen, sowie mit IT und Datenschutz. Zwei Fragen tragen den Termin: Wo arbeitet bei uns heute schon KI mit, auch inoffiziell? Und wer trägt die Folgen, wenn eine KI-Ausgabe falsch ist?
Erfordernisse und Erwartungen übernehmen
Der Abschnitt Erfordernisse und Erwartungen erscheint, sobald ein hinterlegter Vorschlag gleichzeitig zu einem gewählten Thema und zu einer gewählten Partei gehört. Die Vorschläge sind nach Partei gruppiert. Mit dem Häkchen an einem Erfordernis halten Sie fest, dass Ihr KI-Managementsystem diese Erwartung aufnimmt. Übernehmen Sie deshalb nur, wozu Sie sich auch äußern wollen. Unter Eigene Erfordernisse tragen Sie ein, was eine Partei über die Vorschläge hinaus erwartet.
Profilfragen beantworten
Unter Profil Ihrer Organisation beantworten Sie die Ja/Nein-Fragen zu Klimawandel, eigener KI-Entwicklung, öffentlicher Stelle, kleinem oder mittlerem Unternehmen, sehr großer Online-Plattform und beaufsichtigtem Finanzinstitut. Jede Antwort wirkt über die Seite hinaus:
- Ist der Klimawandel ein für Ihren KI-Einsatz relevantes Thema?: Solange Sie nichts anklicken, geht die Frage als verneint in den gespeicherten Stand ein. Ein ausdrücklicher Klick lohnt sich.
- Entwickeln Sie selbst KI-Systeme oder betreiben Sie ein eigenes KI-Modell?: Ein Ja macht Ihre Organisation zusätzlich zum Anbieter. Es stellt die KI-Anbieterrichtlinie in den Dokumentensatz, blendet in den KI-Rollen die Zeilen zu Datenqualität und KI-Entwicklung ein, bietet bei den KI-Zielen die Entwicklungsziele an und öffnet die Fragen zum Qualitätsmanagementsystem.
- Gilt Ihre Organisation als kleines oder mittleres Unternehmen einschließlich Start-up (Artikel 3 Nummer 14a)?: Diese Antwort trägt nur, solange im Organisationsprofil Beschäftigtenzahl, Umsatz- und Bilanzband fehlen. Sind die Zahlen erfasst, führt die abgeleitete Größenklasse.
Nach Ja zur eigenen Entwicklung und Nein beim Finanzinstitut erscheint die Frage, ob ein anderes EU-Gesetz Ihrer Organisation bereits ein Qualitätsmanagementsystem vorschreibt. Bei Ja folgt die Wahl zwischen In das bestehende System aufnehmen und Eigenes System für die KI führen, darunter die Karte Welche dieser EU-Rechtsakte treffen auf Ihre Produkte zu? mit den Rechtsakten nach Anhang I, gruppiert in Abschnitt A und Abschnitt B. Die Auswahl belegt in der Klassifizierung je System die Anhang-I-Frage vor.
Kontext speichern
Speichern & Weiter prüft, ob mindestens ein Thema und mindestens eine interessierte Partei gewählt sind, veröffentlicht den Kontext und öffnet die Seite Geltungsbereich. Als Entwurf speichern sichert den Stand ohne Prüfung. Die Kennzahlen unter der Kapitelzeile in der Übersicht zeigen anschließend die Zahl der Kontext-Themen und interessierten Parteien.
Geltungsbereich festlegen und Erklärung erzeugen
Organisationsbereiche auswählen
Die Seite Geltungsbereich des KI-Managementsystems listet in der Karte Organisationsbereiche im Geltungsbereich die Gesellschaften, Standorte und Abteilungen aus dem Organisationsprofil. Alle Einträge starten im Geltungsbereich. Entfernen Sie das Häkchen bei jedem Bereich, in dem keine künstliche Intelligenz ausgewählt, freigegeben, eingesetzt oder betrieben wird. Sobald ein Eintrag abgewählt ist, erscheint darunter das Feld Begründung für den Ausschluss aus dem Geltungsbereich…; der Text wandert wörtlich in den Abschnitt Ausschlüsse der Geltungsbereichserklärung.
Tragfähig sind Begründungen, die sagen, warum dort keine KI vorkommt oder wer stattdessen zuständig ist, etwa „Reiner Lagerstandort, Kommissionierung ohne softwaregestützte Entscheidungen“. Der KI-Geltungsbereich darf enger ausfallen als der des ISMS; im Zweifel nehmen Sie einen Bereich auf, denn eine übersehene Abteilung mit KI kostet einen blinden Fleck.
Schnittstellen und Abhängigkeiten erfassen
Die Karte Schnittstellen und Abhängigkeiten ist zugeklappt; ein Klick auf den Kartenkopf öffnet sie. Sie führt fünf Kategorien: KI-Anbieter und GPAI-Modelle, Cloud-Inferenz und gehostete KI-Dienste, Datenlieferanten und Trainingsdatenquellen, Auftragsverarbeiter und Dienstleister sowie Behörden und Marktüberwachung. Ein Klick auf eine Kategorie klappt sie auf und bietet drei Wege zum Registereintrag:
- Aus dem Register: Einträge Ihres Asset-Registers, die zur Kategorie passen, per Klick verknüpfen; ein grünes Abzeichen am Kategoriekopf zählt die Treffer.
- Schnell hinzufügen: bekannte Anbieter und Stellen als Vorlage mit einem Klick anlegen, etwa OpenAI oder Mistral AI bei den KI-Anbietern, IONOS bei der Cloud-Inferenz, das BSI oder das AI Office bei den Behörden.
- Namensfeld Anbieter oder Dienst benennen: einen Namen eintippen und mit Enter oder dem Plus-Symbol als neuen Registereintrag anlegen. Asset verknüpfen öffnet zusätzlich eine Auswahl passender Einträge aus dem Asset-Register.
Was in keine Kategorie passt, ergänzen Sie über Eigene Schnittstelle ergänzen mit Namen und Notiz. Die Markierung im VVT zeigt, dass ein Eintrag bereits in einer Verarbeitungstätigkeit vorkommt.
Geltungsbereichserklärung generieren
Unter Geltungsbereichserklärung steht die Karte AIMS-Geltungsbereichserklärung. Wählen Sie über die Flaggen die Sprache des Dokuments und klicken Sie auf Dokument generieren. Der Generator zieht drei Quellen zusammen: die Auswahl und die Schnittstellen dieser Seite, die Themen, Parteien und Profilfragen der Kontext-Seite sowie Größenklasse und Organisationsname aus dem Profil. Lesen Sie den Text und ergänzen Sie ihn im Editor, wo Ihre Organisation Besonderheiten hat.
Sobald eine Sprache Inhalt trägt, steht an derselben Stelle Neu generieren; nach der Rückfrage Ja, neu generieren ersetzt es den gesamten Text dieser Sprache, Ihre Ergänzungen eingeschlossen. Änderungen an der Auswahl oben ziehen nicht von selbst in einen erzeugten Text durch. Erledigen Sie deshalb Auswahl und Schnittstellen zuerst und den Feinschliff am Text zuletzt. Eigene Schaltflächen hat der Editor auf dieser Seite nicht; gespeichert wird über die Fußzeile.
Jährliche Überprüfung anlegen
Die Karte Jährliche Überprüfung der Geltungsbereichserklärung unter dem Dokument legt den Termin an, den die Erklärung in ihrem letzten Kapitel zusagt. Prüfen Sie Erinnerungsdatum & -uhrzeit und die Empfänger; vorbelegt ist die Person aus der Zeile KI-Beauftragte:r der KI-Rollen. Ist die Zeile noch leer, steht dort Ihr eigenes Konto. Erinnerung setzen (jährlich) legt den wiederkehrenden Termin sofort an, unabhängig von der Fußzeile. Danach zeigt die Karte den nächsten Termin und die benachrichtigten Personen; Erneut einrichten legt einen weiteren Termin daneben an.
Geltungsbereich speichern
Als Entwurf speichern hält Auswahl, Schnittstellen und beide Sprachen des Editors fest, ohne etwas zu veröffentlichen. Speichern & Weiter veröffentlicht denselben Stand, legt je Sprache mit Inhalt eine Version der AIMS-Geltungsbereichserklärung an und führt zurück zur Kapitelübersicht. Die Version liegt unter Dokumentation → Richtlinien und Verfahren zur Prüfung und Freigabe; ein leerer Editor erzeugt kein Dokument. Als abgeschlossen markieren Sie das Dokument später auf der Seite Richtlinien & Dokumente über Abschließen.
Ergebnis: Das Organisationsprofil ist bestätigt und steht dem ISMS und dem KI-Compliance-Assistenten gemeinsam zur Verfügung, Themen, Parteien, Erfordernisse und Profilfragen sind veröffentlicht, und der Geltungsbereich mit begründeten Ausschlüssen und Schnittstellen ist festgelegt. Die AIMS-Geltungsbereichserklärung liegt als Version unter Dokumentation, die jährliche Überprüfung ist terminiert, und in der Übersicht zeigt der Ring des Kapitels Kontext & Geltungsbereich den vollständigen Stand. Weiter geht es mit dem Kapitel Führung.