Nach der Prüfung der Meldung wählt die Meldestelle in der Phase Folgemaßnahmen die Maßnahmen nach § 18 HinSchG, hält jede Weitergabe geschützter Angaben fest und gibt der hinweisgebenden Person innerhalb der Frist eine Rückmeldung zum Stand. In der Phase Umsetzung vermerkt sie die ergriffenen Maßnahmen, im Abschluss teilt sie der Person das Ergebnis mit und schließt den Vorgang mit einem Grund.
Folgemaßnahmen wählen
Maßnahme planen
Öffnen Sie die Phase Folgemaßnahmen und klicken Sie in der Karte Folgemaßnahmen auf Folgemaßnahme hinzufügen. Wählen Sie die Maßnahme, etwa Interne Untersuchung, das Datum unter Geplant für und die Verantwortliche Person, und schreiben Sie die Begründung der Angemessenheit; der Text wandert in die Rückmeldung. Bei einer Untersuchung halten Sie die Kontaktaufnahmen fest, bei einer Verweisung die zuständige Stelle, bei einer Abgabe an die interne Ermittlungseinheit deren Konten und das Ende ihres Zugangs.
Maßnahme als ergriffen vermerken
Ist die Maßnahme umgesetzt, klicken Sie auf Als ergriffen vermerken und halten das Ergebnis fest. Bearbeiten passt die Planung an, Zurücknehmen nimmt eine Maßnahme mit Grund zurück. Stellt der Beschäftigungsgeber den Verstoß ab, eröffnet Abstellmaßnahme eröffnen in der gleichnamigen Karte eine Korrekturmaßnahme mit Ursache, geplanter Maßnahme und Wirksamkeitsprüfung.
Geschützte Angaben weitergeben
Weitergabe festhalten
Muss die Identität der hinweisgebenden Person, einer genannten Person oder ein geschütztes Geheimnis eine Stelle außerhalb der Meldestelle erreichen, klicken Sie in der Karte Weitergaben geschützter Angaben auf Weitergabe festhalten. Wählen Sie Rechtsgrund und Empfänger, den Umfang der Angaben und begründen Sie die Erforderlichkeit. Je nach Rechtsgrund folgt eine Prüfliste: Einwilligung ersuchen schickt der Person ein Ersuchen, das sie im Portal beantwortet; Vorabinformation senden kündigt eine Weitergabe an. Freigeben wird erst möglich, wenn die Prüfliste vollständig ist. Beleg herunterladen liefert den Nachweis der Weitergabe als PDF.
Betroffene Person anhören
Anhörung einladen und festhalten
In der Karte Rechte der betroffenen Person klicken Sie auf Anhörung einladen. Halten Sie Form und Zeitpunkt fest und bestätigen Sie, dass die Person auf die Unschuldsvermutung und den Weg zur Einsicht hingewiesen wurde. Nach dem Gespräch trägt Anhörung festhalten Stellungnahme und Ergebnis ein. Einsichtsverlangen erfassen nimmt ein Verlangen auf Einsicht in die eigene Akte auf, über das die Meldestelle innerhalb eines Monats entscheidet. Die Identität der hinweisgebenden Person bleibt dabei stets ausgenommen.
Rückmeldung geben
Rückmeldung vorbereiten und senden
Die Karte Rückmeldung nennt die Frist und die Grundlage aus den Maßnahmen. Klicken Sie auf Rückmeldung vorbereiten. Das Fenster Rückmeldung an die hinweisgebende Person schlägt einen Text aus den geplanten und ergriffenen Maßnahmen und ihren Gründen vor; kürzen oder ergänzen Sie ihn. Unter Vor dem Senden bestätigen bestätigen Sie, dass die Nachricht keine Nachforschungen stört und keine betroffene oder genannte Person nennt. Entwurf speichern sichert den Stand, Rückmeldung senden gibt sie frei.
Vorgang abschließen
Abschluss mitteilen und Vorgang schließen
Sind alle geplanten Maßnahmen ergriffen oder zurückgenommen, öffnen Sie die Phase Abschluss. Wählen Sie den Abschlussgrund und klicken Sie auf Abschluss mitteilen; der Text kommt aus der Vorlage des Grundes und geht nach denselben Bestätigungen wie die Rückmeldung an die Person. Danach schließt Vorgang abschließen den Vorgang mit dem Grund. Ohne erteilte Rückmeldung oder Überschreitungsvermerk bleibt der Abschluss gesperrt.
Vorgang wieder aufnehmen
Kommen nach dem Abschluss neue Tatsachen auf, klicken Sie in der Karte Wiederaufnahme auf Wieder aufnehmen und nennen den Grund. Der Vorgang steht wieder in Bearbeitung; der Grund steht im Protokoll und an der zurückgenommenen Abschlussmaßnahme.
Auskunftsverlangen einer Behörde
Verlangen erfassen und beantworten
Verlangt eine Behörde Auskunft zu einem Vorgang, erfassen Sie das Verlangen über Behördliche Auskunftsverlangen im Kopf der Vorgangsliste. Jedes Verlangen erhält eine eigene Kennung, die Frist der Behörde und die Verknüpfung mit dem Vorgang. Eine Antwort, die geschützte Angaben enthält, setzt eine freigegebene Weitergabe im Vorgang voraus; eine Verweigerung nennt im Antwortschreiben an die Behörde ihre Rechtsgrundlage mit Fundstelle.
Ergebnis: Jede Maßnahme ist mit Begründung geplant und als ergriffen vermerkt, jede Weitergabe ist geprüft und belegt, die Person hat ihre Rückmeldung fristgerecht und die Abschlussmitteilung erhalten, und der Vorgang ist mit Grund geschlossen. Seine Aufzeichnung und Aufbewahrung beschreibt die Anleitung zur Aufbewahrung.