Welche Fristen gelten für die Meldestelle?

In Deutschland bestätigt die Meldestelle den Eingang spätestens nach sieben Tagen und gibt spätestens drei Monate nach der Bestätigung eine Rückmeldung (§ 17 HinSchG). Für ein anderes Land gelten die Fristen seines Umsetzungsgesetzes, etwa Arbeitstage oder ein anderer Beginn. Der Kopf jedes Vorgangs zeigt die laufende Frist mit einer Uhr, die Vorgangsliste die überfälligen.

Werde ich an Fristen erinnert?

Ja. Cenedril erinnert die benannten Personen vor dem Ablauf der Eingangsbestätigung und der Rückmeldung und meldet eine Überschreitung. Die Erinnerungen stehen unter Benachrichtigungen und im Protokoll des Vorgangs; der Kopf des Vorgangs nennt die nächste Erinnerung.

Was bedeutet „Angabe schwärzen“?

Die Meldestelle prüft jede Angabe der Meldung und der Nachrichten auf ihren Bezug zum gemeldeten Sachverhalt. Was keinen Bezug hat, etwa ein beiläufig genannter Name oder eine private Angabe, entfernt sie mit Grund. Der Text zeigt an der Stelle eine Marke, die hinweisgebende Person sieht sie im Portal ebenso, und das Protokoll hält fest, wann und warum geschwärzt wurde.

Was passiert, wenn ich befangen bin?

„Befangen“ im Kopf des Vorgangs zeigt die Befangenheit mit Grund an. Der Vorgang geht an eine andere Person der Meldestelle, und Sie erhalten keinen Zugang mehr zu ihm.

Was, wenn die Meldung nicht unter das Gesetz fällt?

Halten Sie in der Prüfung „Außerhalb des Anwendungsbereichs“ mit Ausschlussgrund oder Begründung fest. Folgemaßnahmen sind dann gesperrt, der Vorgang bleibt im geschützten Bereich der Meldestelle, und nach der Rückmeldung an die Person schließen Sie ihn.

Meldung entgegennehmen und prüfen

Die Meldestelle bearbeitet jede Meldung auf der Seite des Vorgangs, die den Ablauf in sechs Phasen führt: Eingang, Zuständigkeit, Prüfung der Meldung, Folgemaßnahmen, Umsetzung und Abschluss. Diese Anleitung deckt die ersten drei Phasen ab: den Eingang fristgerecht bestätigen, die Angaben auf Relevanz prüfen, die Zuständigkeit festlegen sowie Anwendungsbereich und Stichhaltigkeit feststellen. Über den Verlauf bleibt die Meldestelle in jeder Phase mit der hinweisgebenden Person in Kontakt.

Vorgänge im Blick behalten

Vorgangsliste öffnen

Öffnen Sie Assistenten → Hinweisgeberschutz. Als Person der Meldestelle sehen Sie oben den Zustand des Portals, darunter die Kennzahlen Vorgänge gesamt, Offen, Wartet auf Antwort, Bestätigung überfällig und Rückmeldung überfällig und die Liste der Vorgänge mit Kanal, Gegenstand, Eingang, Stand der Eingangsbestätigung, Rückmeldefrist und zuständiger Person. Der Filter grenzt nach Zustand, Zuständige Person und Überfälligkeit ein.

Die Vorgangsliste der Meldestelle: Kennzahlen mit den überfälligen Fristen, darunter jeder Vorgang mit seinem Stand.

Vorgang öffnen

Klicken Sie in einer Zeile auf Vorgang öffnen. Der Kopf des Vorgangs nennt Kennung, Kanal, Eingang und Zustand, darunter die laufende Frist mit einer Uhr: zuerst die Eingangsbestätigung, nach der Bestätigung die Rückmeldung. Die Zeile darunter nennt die zuständige Person und die nächste Erinnerung. Unter dem Kopf steht die Phasenleiste; jede Phase öffnet sich per Klick und sagt oben, was in ihr noch offen ist.

Der Kopf eines Vorgangs mit der laufenden Frist, der zuständigen Person und der nächsten Erinnerung; darunter die sechs Phasen.

Eingang bestätigen

Eingangsbestätigung senden

In der Phase Eingang steht die Karte Eingangsbestätigung mit der Frist. Klicken Sie auf Eingang bestätigen. Das Fenster schlägt einen Text vor, den Sie anpassen können; Bestätigung senden schickt ihn als Nachricht an die hinweisgebende Person. Mit der Bestätigung beginnt die Frist der Rückmeldung.

Das Fenster Eingang bestätigen mit dem vorbelegten Text, der als Nachricht an die hinweisgebende Person geht.

Angaben auf Relevanz prüfen

Die Karte Meldung zeigt den Meldetext, die Gegenstände, ob die Information im beruflichen Zusammenhang erlangt wurde, die Adresse für Benachrichtigungen und die Sprache der Person. Prüfen Sie jede Angabe auf ihren Bezug zum gemeldeten Sachverhalt. Ist alles relevant, klicken Sie auf Geprüft, nichts zu schwärzen; die Karte trägt danach Relevanz geprüft. Enthält der Text eine Angabe ohne Bezug, etwa einen beiläufig genannten Namen, klicken Sie auf Angabe schwärzen, markieren die Stelle, wählen den Grund und bestätigen. Dasselbe gilt für jede Nachricht der Person im Verlauf.

Das Fenster zum Schwärzen: der Text der Meldung, die markierte Angabe und der Grund. Die Stelle trägt danach eine Marke, auch im Portal.

Genannte Personen aufnehmen

In der Karte Genannte Personen nehmen Sie mit Person hinzufügen jede Person auf, die Gegenstand der Meldung ist, in ihr genannt wird, die hinweisgebende Person unterstützt hat oder mit ihr verbunden ist. Namen aus dieser Liste verlassen die Meldestelle nicht. Verweist ein Eintrag auf das Konto einer benannten Person, meldet die Karte einen möglichen Interessenkonflikt.

Zuständigkeit festlegen

Zuständige Person zuweisen

Öffnen Sie die Phase Zuständigkeit. In der Karte Zuständigkeit und Zugang klicken Sie auf Zuweisen oder Neu zuweisen und wählen eine Person der Meldestelle. Sie trägt den Vorgang bis zum Abschluss. Wie Sie eine unterstützende Person befristet hinzuziehen, beschreibt die Anleitung zum Zugriff.

Meldung prüfen

Anwendungsbereich feststellen

Öffnen Sie die Phase Prüfung der Meldung. Die Karte Prüfung der Meldung führt zwei Schritte: 1. Anwendungsbereich und 2. Stichhaltigkeit. Klicken Sie auf Anwendungsbereich prüfen. Im Fenster halten Sie die Art der Information und des Verstoßes fest, den beruflichen Bezug und die Gegenstände; vorbelegt ist, was die hinweisgebende Person gewählt hat. Zu manchen Gegenständen stellt das Gesetz eine Zusatzfrage, zu anderen kennt es vorrangige Meldeverfahren. Unter Geschützte Geheimnisse vermerken Sie Geschäftsgeheimnisse oder Verschwiegenheitspflichten. Als Ergebnis wählen Sie Im Anwendungsbereich oder Außerhalb des Anwendungsbereichs mit Ausschlussgrund oder Begründung.

Das Fenster Anwendungsbereich prüfen, vorbelegt mit den Angaben der hinweisgebenden Person. Die Gesetzesverweise folgen dem Land der Meldestelle.

Stichhaltigkeit feststellen

Liegt die Meldung im Anwendungsbereich, wird Stichhaltigkeit prüfen frei. Stichhaltig ist eine Meldung, wenn sie konkret ist (wer, was, wann, wo), in sich schlüssig, und Anhaltspunkte bietet, denen sich nachgehen lässt. Halten Sie Stichhaltig oder Nicht stichhaltig mit Begründung fest. Beide Schritte zeigen danach, wann und von wem sie festgehalten wurden, und lassen sich mit Erneut prüfen fortschreiben.

Die abgeschlossene Prüfung: im Anwendungsbereich mit Gegenständen und Begründung, stichhaltig mit Begründung.

Mit der hinweisgebenden Person in Kontakt bleiben

Nachricht oder Rückfrage senden

Unter jeder Phase steht der Bereich Kontakt mit der hinweisgebenden Person mit dem Verlauf; die Schaltfläche am unteren Bildrand springt dorthin. Wählen Sie unter Art eine Nachricht, eine Rückfrage oder einen internen Vermerk, schreiben Sie den Text, legen Sie bei Bedarf Anhänge bei und klicken Sie auf Senden. Die Person liest die Nachricht im Portal; hat sie eine E-Mail-Adresse hinterlegt, erhält sie eine E-Mail ohne Inhalt, dass eine Nachricht vorliegt. Eine Rückfrage setzt den Zustand auf Wartet auf Antwort.

Der Verlauf mit der hinweisgebenden Person: Eingangsbestätigung und Rückfrage, darunter Art, Text und Anhänge der nächsten Nachricht.

Ergebnis: Der Eingang ist bestätigt, die Angaben sind auf Relevanz geprüft, eine zuständige Person trägt den Vorgang, und Anwendungsbereich und Stichhaltigkeit sind mit Begründung festgehalten. Die Phase Folgemaßnahmen ist frei; wie es dort weitergeht, beschreibt die nächste Anleitung. Jeder Schritt steht im Protokoll am Ende der Seite.