Hinweisgebende Personen erreichen die interne Meldestelle über die Portaladresse Ihrer Organisation, ohne Konto. Sie geben eine Meldung ab, erhalten einmalig Vorgangskennung und Zugangscode und öffnen damit später ihren Vorgang, lesen die Nachrichten der Meldestelle und antworten. Diese Anleitung zeigt der Meldestelle, was ihr Gegenüber sieht; die Person selbst braucht kein Handbuch, das Portal erklärt sich.
Meldung abgeben
Portal öffnen
Die Portaladresse steht in Schritt 5 der Einrichtung, auf der Seite Hinweisgeberschutz und unter Meldewege. Das Portal zeigt oben Logo oder Namen der Organisation und die Überschrift Meldung abgeben mit dem Satz, dass die Meldung vertraulich und auf Wunsch anonym ist und die Meldestelle den Eingang fristgerecht bestätigt. Der Verweis Unsere Richtlinie zum Hinweisgeberschutz öffnet die unterzeichnete Richtlinie.
Szenario wählen
Unter Was ist passiert? wählt die Person eines oder mehrere Szenarien in Alltagssprache, etwa Sicherheitsvorschriften werden umgangen oder Abrechnungen oder Zahlen stimmen nicht, jeweils mit einem Beispiel. Daraus leitet Cenedril die rechtlichen Gegenstände ab; die Person kann den Gegenstand zusätzlich unter Um welchen Rechtsgegenstand geht es? (freiwillig) suchen. Eine fehlende oder unzutreffende Auswahl hält die Meldung nicht auf.
Meldung schreiben
Unter Ihre Meldung beschreibt die Person, was geschehen ist, wann, wo und wer beteiligt war, und woher sie davon weiß. Der Hinweis darunter bittet, nur nötige Angaben zu machen. Unter Weitere Meldewege nennt das Portal die Rufnummer mit Sprechzeiten und die persönliche Zusammenkunft, soweit Sie sie anbieten.
Anonym bleiben oder Adresse angeben
Ein Namensfeld gibt es nicht. Die E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen ist freiwillig, wenn die Organisation anonyme Meldungen annimmt. Der Satz darunter erklärt die Folge: Ohne Adresse bleibt die Person anonym, und der Verlauf im Portal ist ihr einziger Rückweg; mit Adresse erhält sie Benachrichtigungen ohne Inhalt, und die Meldestelle sieht die Adresse.
Datenschutzinformation bestätigen und absenden
Die aufklappbare Datenschutzinformation nennt die verantwortliche Stelle, den Zweck, die Rechtsgrundlage, die Empfänger, die Speicherdauer und die Rechte der Person. Mit Ich habe die Datenschutzinformation zur Kenntnis genommen. wird Meldung absenden frei.
Zugangsdaten und Wiedereinstieg
Zugangsdaten sichern
Nach dem Absenden zeigt das Portal Ihre Meldung ist eingegangen mit Vorgangskennung und Zugangscode und den Fristen für Eingangsbestätigung und Rückmeldung. Beide Angaben werden nur einmal angezeigt; die Person notiert sie oder kopiert sie mit In die Zwischenablage kopieren. Zum Vorgang öffnet den Vorgang direkt.
Vorgang später wieder öffnen
Unter dem Formular führt Mit Kennung und Zugangscode öffnen zum Wiedereinstieg. Die Person gibt Vorgangskennung und Zugangscode ein und klickt auf Vorgang öffnen. Nach mehreren Fehlversuchen sperrt das Portal den Zugang vorübergehend.
Im Vorgang
Stand und Verlauf lesen
Der geöffnete Vorgang zeigt oben den Stand: Zustand, Eingang und die Fristen der Eingangsbestätigung und der Rückmeldung, nach der Bestätigung mit ihrem Datum. Eingangsnachweis herunterladen liefert einen Nachweis über den Eingang als PDF. Darunter steht der Verlauf mit den Nachrichten der Meldestelle, den Rückmeldungen und automatischen Hinweisen; geschwärzte Stellen tragen die Marke Angabe geschwärzt.
Antworten, Belege nachreichen, Ersuchen beantworten
Unter Nachricht an die Meldestelle antwortet die Person auf Rückfragen und legt bei Bedarf Belege bei; die Meldestelle sieht die Nachricht ohne Namen. Bittet die Meldestelle um eine Einwilligung zur Weitergabe, steht über dem Verlauf das Ersuchen, das die Person erteilt oder ablehnt. Bei einer mündlichen Meldung steht dort das Protokoll zur Prüfung, das sie bestätigt oder zu dem sie eine Berichtigung erbittet, und bietet die Organisation Zusammenkünfte an, kann sie hier um ein Treffen ersuchen.
Richtlinie lesen
Über Unsere Richtlinie zum Hinweisgeberschutz liest die Person die unterzeichnete Richtlinie mit dem Siegel der Unterschrift, in Deutsch oder Englisch.
Ergebnis: Die Meldestelle kennt jeden Schritt ihres Gegenübers: vom Einstieg über das Formular ohne Namen und die einmaligen Zugangsdaten bis zum Verlauf, in dem die Person Nachrichten liest, antwortet und Protokolle prüft. Ist der Kanal abgeschaltet, zeigt das Portal statt des Formulars den Hinweis, dass derzeit keine neuen Meldungen angenommen werden; laufende Vorgänge bleiben über den Wiedereinstieg erreichbar.