DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist Software zur zentralen Speicherung, Verwaltung und Versionierung von Dokumenten. Ein DMS ersetzt die unstrukturierte Ablage auf Dateifreigaben durch kontrollierte Prozesse für Erstellung, Freigabe, Archivierung und Löschung.
Im ISMS-Kontext unterstützt ein DMS die Dokumentenlenkung nach ISO 27001 (Abschnitt 7.5): Richtlinien, Verfahrensanweisungen und Aufzeichnungen werden versioniert, mit Freigabeworkflows versehen und revisionssicher archiviert. Gute DMS-Lösungen bieten zusätzlich Zugriffssteuerung, Audit-Trails und automatische Aufbewahrungsfristen. Damit wird nachweisbar, wer wann welches Dokument in welcher Version freigegeben hat.